Этикет деловой переписки по электронной почте

Зачем нужна

Нередко сотрудники путают дружеское общение с деловой перепиской и, общаясь на рабочие темы, используют жаргон и разговорную лексику, которая в работе недопустима. Электронная переписка зря считается более неформальной, в сравнении с бумажной. Она точно так же может стать основанием для разрыва отношений с компанией и даже быть свидетельством в судебных делах.

Ошибки в электронной переписке могут стать основанием для разрыва отношений с компанией.

Электронная переписка должна строиться по определенным правилам. Их соблюдение призвано показать партнеру компетентность человека и его настрой на серьезную работу. Современный менеджер просто обязан усвоить особенности деловой переписки, чтобы поднять свой культурный уровень и улучшить имидж. А это, в свою очередь, положительным образом отразится и на репутации всей компании.

Правила

Существует определенный свод правил, который помогает соблюдать этику деловой переписки в цифровом пространстве. Это следующие правила:

1. Не допускать грамматических ошибок и опечаток. Мессенджеры оснащены автоматическими редакторами, поэтому писать правильно стало проще. Помните, что каждая ошибка будет с отрицательной стороны характеризовать пишущего письмо, выдаст неграмотного человека, который аналогично относится и к работе.
2. Текст должен быть легко читаемым, поэтому нужно его разбивать на абзацы и законченные смысловые блоки, а не отправлять сплошным полотном.
3. Если у компании есть определенный шаблон стиля письма, сотрудники должны его придерживаться.
4. Электронная почта компании используется только для работы. Если использовать ее и для личных переписок, это не только отвлекает от важных дел, но и может привести к недоразумениям. Можно случайно отправить деловому партнеру сообщение для частного лица, что принесет серьезные проблемы имиджу.
5. Важно понимать, что требуется добиться от клиента или партнера, и исходя из этого писать текст. Формулировать послание нужно четко и в максимально сжатой форме. У адресата после прочтения не должно остаться ощущения двусмысленности (например, вы много рассказываете о товаре, но забываете упомянуть, что его можно приобрести по специальной цене, хотя целью письма было уведомление партнера о новой акции).
6. Строку «тема» не нужно оставлять незаполненной. Ведь тот, кто просматривает свою рабочую почту, начинает знакомство с письмом именно с темы. Если она не указана, текст может быть сразу отправлен в корзину, усилия по написанию интересного коммерческого предложения пойдут прахом. В теме должна быть указана короткая фраза, точно отражающая суть вашего обращения. Обманывать в теме (например, указать в теме специальные цены на услугу, хотя в сообщении ни о каких специальных ценах речи нет) только ради того, чтобы письмо прочитали, не стоит. Результата все равно не будет.
7. Показать уважительное отношение к человеку. Поэтому начинать писать следует всегда с приветствия, по возможности обращаясь к человеку по имени и отчеству. Окончание приветствия будет зависеть от назначения послания. Так, если оно будничное и незначимое, после имени и отчества можно поставить запятую и продолжить текст. Если же оно серьезное и значимое, в конце имени лучше поставить восклицательный знак.
8. Минимальное количество слов и максимально возможная передача информации. Существует так называемое золотое правило деловой цифровой переписки, которое гласит: «В одном письме должна содержаться одна тема». Не перегружайте послание лишней информацией. Для другого предложения напишите другое письмо.
9. Перед отправкой письма всегда внимательно перечитывайте его. Такое прочитывание позволит увидеть все неточности и ошибки, которые нужно убрать и исправить.
10. Этикет переписки гласит, что на все электронные письма надо обязательно отвечать. Даже если письмо не имеет большой важности и не хочется на него реагировать. Нет необходимости отвечать только на откровенный спам.

На все электронные письма надо обязательно отвечать.Используемые источники:

• https://zhazhda.biz/base/etiket-delovoj-perepiski-po-elektronnoj-pochte