Однократная и повторная регистрация документов. Советы по оптимизации.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).

При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждающая факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, — необходимое условие придания этим документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификатора и ввода краткой информации о нем или его метаданных. В некоторых странах, например США, документы не регистрируют.

Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением.

По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрации подлежат документы:

• • поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;
• • входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;
• • важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протоколы И т.д.);
• • документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договоры и т.д.);
• • ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте — службе ДОУ, или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

Категории не регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующих перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.

Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных о всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.

Основные правила регистрации документов:

• • однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);
• • регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;
• • входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие — в день подписания, телеграммы — немедленно после их получения, их сразу передают адресату.

Регистрационный индекс (номер) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года).

Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02.

Таким образом, регистрационный индекс документа состоит из индекса дела и порядкового номера документа в регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело с индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа — 02-06/645.

Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые номера в каждой группе документов, присваиваемые им в течение календарного года, учебного года (для учебных заведений) или срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

Регистрационные формы

Сведения о документе вводят в И ПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки.

Журнальную форму используют в небольших организациях (при объеме документооборота — до 500 документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д.

При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее размер и состав реквизитов.

РК имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными данными входящего письма.

Лицевая сторона

Оборотная сторона

При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — для справочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе с документом передают исполнителю.

Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д.).

Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки.

Компьютерную регистрацию документов в САДД осуществляют путем заполнения электронной РК.

Далее приведен пример РК системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (разработчик — компания «Электронные офисные системы») [68], которая содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.

Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа (например, регистрационный номер, дата регистрации), некоторые вводят вручную (в частности, краткое содержание документа, номер входящего документа, проставленный организацией-автором). Еще один способ ввода данных — с использованием справочников.

Для настройки программы на структуру организации-пользователя и технологию ее делопроизводства, а также автоматизации ввода данных в систему создают так называемые «справочники».

При заполнении РК в САДД «Дело» используются справочники:

• • «Список организаций» и «Граждане» — наименования и адреса организаций или фамилии и адреса граждан, с которыми ведут переписку, и используют при заполнении полей (Корреспондент или Адресат);
• • «Подразделения» — данные об организационной структуре предприятия, его подразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с ними разделах (картотеках);
• • «Номенклатура дел» — заголовки и индексы дел организации;
• • «Группы документов» — информация о группах документов, объединенных по общему тематическому признаку подразделений или переписки;
• • «Стандартные тексты» — стандартные формулировки реквизитов РК: резолюций, краткого содержания документов, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля и списания в дело;
• • «Рубрикатор» — наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), по которой в дальнейшем может осуществляться поиск;
• • «Виды доставки» — список возможных видов доставки (почта, курьер, факс, электронная почта и т.д.);
• • «Грифы доступа» — список возможных грифов доступа (общий, ДСП и т.д.);
• • «Типы виз» — формулировки, используемые при визировании проектов документов.

С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации.

Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.

К РК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические), которые можно использовать при исполнении данного документа или проведении информационно-аналитической работы с документным массивом организации.

В САДД существует опция «Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДД электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.

Повторная регистрация документа

Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства.

Но на практике в некоторых организациях документы повторно регистрируют при передаче между подразделениями. Другими словами, при повторной регистрации документ сначала регистрируется в одном подразделении (при создании или получении от сторонней организации или гражданина), а затем передается на исполнение в другое (второе) подразделение. При этом во втором подразделении сведения о документе повторно вносятся в другую регистрационную форму (другой журнал или другую регистрационную карточку), а самому документу может быть присвоен новый регистрационный номер.

Понятие «повторная регистрация» также может использоваться в отношении входящих документов, то есть документов, поступающих от организаций и граждан. Например, при уже зарегистрированной копии входящего письма, поступившей по электронной почте или факсу, повторно регистрируют подлинник документа, который поступает позднее.

Основная причина использования повторной регистрации заключается в отсутствии удобных средств поиска и в потребности учета документов, поступающих для работы в конкретное подразделение. К такому часто прибегают из-за отсутствия специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать работу с документами – проще говоря СЭД.

Если в организации не используется специализированное программное обеспечение, то осуществлять учет всех документов в подразделении можно только с помощью заполнения «своих» регистрационных форм. Соответственно, в данном случае при передаче документа между подразделениями сведения о передаваемом документе приходится вручную повторно вноситься в регистрационные формы каждого из подразделений.

Недостатки повторной регистрации документа

Повторная регистрация документа при передаче его между подразделениями одной организации увеличивает трудоемкость работ по обработке документов. В данном случае в каждом подразделении нужно от начала до конца заполнить регистрационную форму. То есть если в подразделение поступает много документов, то повторная регистрация документов будет отнимать «львиную» долю рабочего времени сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

А если во время повторной регистрации документу присваивается новый регистрационный номер, то это будет негативно влиять на дальнейшую работу с документом. При такой технологии работы документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат. Соответственно, при поиске документа по его регистрационному номеру могут возникнуть проблемы, а при подготовке ответа на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер необходимо указывать.

Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение.

Используемые источники:

• https://studref.com/379488/menedzhment/registratsiya_dokumentov
• http://www.ecm-portal.ru/practice/mistakes/odnokratnaya-i-povtornaya-registratsiya-dokumentov/