Архивирование писем в корпоративной почте

Архивирование писем в Почте Mail.Ru

Наверное, вы уже заметили, что в Почте на панели управления письмами появилась новая кнопка «В архив»?

С ее помощью вы можете заархивировать важные для вас письма и хранить их в специально отведенной для этого папке.

Чем полезна архивация писем в почтовом ящике?

Многие пользователи в работе с электронной почтой испытывают трудности при большом количестве писем во «Входящих». Мы постоянно решаем эту проблему, придумывая наиболее удобные способы ее устранения. Так месяц назад мы внедрили автоматическую сортировку рассылок. А сейчас мы представляем новый инструмент – архивацию сообщений.

По статистике во «Входящих»  мы храним большое количество не очень важных писем. Но не всегда есть возможность удалить эти письма, так как в них может содержаться важная информация, например, номер телефона человека или просто переписка, которая понадобится вам в будущем. Такие письма вы можете сохранить в «Архив»  и при необходимости воспользоваться ими через пару-тройку лет.

Также вам не составит труда найти заархивированные письма. Они доступны в поиске по вашему ящику, и вы сможете всегда найти нужное письмо без проблем.

Как перенести письмо в “Архив”?

Чтобы перенести письмо или сразу несколько писем в архив, выделите нужные и нажмите кнопку «В архив». При первом использовании вам будет предложено создать новую папку «Архив» или выбрать папку из ранее созданных.

А для любителей управлять почтовым ящиком с клавиатуры мы заготовили небольшой бонус — вы можете архивировать письма горячей клавишей «E».

Если письмо попало в «Архив» по ошибке или вы передумали?

Если вы заархивировали письмо по ошибке или просто решили переместить его обратно во «Входящие». Выберите нужные письма и воспользуйтесь инструментом для переноса письма в другую папку.

А если вы хотите, чтобы письма от конкретных отправителей архивировались автоматически – настройте фильтры.

Надеемся, что новый инструмент значительно облегчит вашу работу с почтовым ящиком. Если у вас есть предложения по улучшению функциональных возможностей наших сервисов – не стесняйтесь, пишите в комментариях! Мы обязательно их рассмотрим ?

Как это работает и что даёт?

Это проще всего объяснить, перечислив, что умеет делать GFI Archiver. А умеет он многое, в том числе:

• Архивирование всей почты в сети. GFI Archiver собирает всю входящую и исходящую почту, как только она проходит через почтовый сервер Это обеспечивает сохранность даже самых последних писем в случае неполадок с почтовым сервером или при удалении письма пользователем сразу после получения.
• Сбор всей почты. Чтобы сохранить всю историю переписки, можно добавить в архив всю почту, которая уже находится на компьютерах сотрудников, а также в хранилище почтового сервера.
• Сжатие почтовых сообщений. Объем данных уменьшается до пяти раз за счет сжатия файлов и дедупликации. Каждое письмо хранится в единственном экземпляре, даже если было отправлено нескольким адресатам. Тексты писем и вложения хранятся отдельно. Сжатие снимает нагрузку хранения писем с почтового сервера и значительно снижает требования к емкости хранения.
• Постоянный доступ к архиву. Пользователь всегда имеет доступ к архиву своих писем и документов через веб-интерфейс или почтовый клиент, может выполнять моментальный поиск по любому параметру и работать результатами поиска без ожидания распаковки из архива.
• Доступ из любого почтового клиента. Доступ к архиву возможен не только через веб-интерфейс, но и по протоколу IMAP, то есть сотрудники могут просматривать сохраненные письма через любой привычный почтовый клиент. При этом вся структура папок, возможности поиска и работы с письмами полностью сохраняется.
• Надежное хранилище. Хранилище на основе MS SQL Server обеспечивает не только необходимую надежность, но и позволяет применять стандартные средства работы с базой для ее дальнейшего архивирования на медленные носители и восстановления с них, резервирования и балансирования нагрузки.
• Полные копии сообщений. Все письма сохраняются в архиве без изменений, с сохранением заголовков для восстановления в первоначальном виде, а также для возможности использования при расследованиях.
• Архивирование документов. Кроме почты GFI Archiver позволяет сохранять отдельные файлы и документы с компьютеров пользователей. Можно настроить общие папки для обмена документами между сотрудниками (аналогично Dropbox, Google Drive и Яндекс.диск, но без публикации файлов в интернете), все версии документов будут сохранены автоматически с возможностью восстановить любую из них.
• Мощная система поиска. Любое письмо и документ можно быстро найти, просмотреть и восстановить по большому количеству параметров: ключевые сова, приложенные файлы, отправитель, получатель, размер, дата, беседа, автор изменений и т. д. При этом результаты поиска отображаются практически моментально. GFI Archiver создает специальный поисковый индекс, аналогично тому, как это делают поисковые системы.
• Подробный анализ писем. GFI Archiver может анализировать содержимое писем: обнаружить ненормативную лексику, разделить сотрудников на группы общения, подсчитать скорость реакции сотрудника на письмо, пустующие ящики, выявить утечку информации по ключевым словам и шаблонам (номера кредитных карт, документов), то есть реализует функции DLP-системы. Отчеты создаются как по запросу при проведении расследования, так и по расписанию.
• Общие папки. С помощью File Archiving Assistant, входящим в состав GFI Archiver, можно организовать специальные папки для обмена документами между пользователями, аналогично Dropbox, Яндекс.диск и Google Drive, но в случае GFI Archiver никакие данные не покидают корпоративную сеть.
• Правила сбора писем. Можно задать сбор писем со всех постовых ящиков или только с определенных, а также указать, как поступать с письмами, помеченными как спам. Например, такие письма могут помещаться в архив, но автоматически удаляться через некоторое время.

Просмотр хранилищ архива

Хранилище Archive Store включает в себя базу данных, где хранятся метаданные и заголовки почтовых сообщений, индекс, указывающий место хранения на диске, и сами почтовые данные. Выполняемые GFI Archiver операции можно разделить на три основных этапа: 1. Сбор почты с почтового сервера или клиента Outlook; 2. Её архивирование в хранилище GFI Archive Store; 3. Пользователи могут просматривать архивированную почту через веб-интерфейс, с мобильных устройств или из Outlook.

Доступ с мобильного устройства

Зачем это нужно?

Для большинства организаций электронная почта является самым существенным фактором, из-за которого растет потребность в ресурсах для хранения информации. Если устанавливать для сотрудников ограничения по объему электронного ящика, потребуются дополнительные средства управления электронной почтой, да и пользователи могут обходить этот механизм, сохраняя переписку на локальных системах в файлах PST или NSF. Это может приводить к потерям данных, усложняет задачу резервного копирования. Решения для архивирования электронной почты освобождают пользователей от проблем с переполнением почтовых ящиков, помогают эффективнее использовать имеющиеся емкости СХД и ресурсы хранения данных, а потому способны радикально сократить ресурсы и финансовые затраты, необходимые организации для хранения информации. Независимо от особенностей уже имеющейся системы электронной почты такие продукты предложат интеллектуальные решения, которые помогут эффективно управлять информацией, хранить и находить ее. Архивирование переписки с помощью предназначенных для этой цели продуктов помогает решить проблемы, связанные с ограничениями ресурсов, а также повышает производительность и масштабируемость систем электронной почты. Внедрение решения архивирования даст следующие принципиальные преимущества: Посмотрим, как можно решить проблемы архивирования электронной почты с помощью продукта GFI Archiver. Программное решение Archiver компании GFI Software предназначено для централизованного архивирования всей корпоративной почты и документов. Оно не только решает проблему единственной точки отказа, но и обеспечивает доступ ко всем архивным элементам в режиме реального времени.

В Archiver можно быстро восстановить любое письмо, папку, почтовый ящик, целый почтовый сервер и любую версию документа

GFI Archiver позволяет компаниям архивировать и управлять электронной почтой, работать с календарем и историей файлов, получая удобный доступ к данным. Сегодня этот продукт представляет собой не просто программу сбора всей почты в хранилище Archive Store, а намного более функциональное решение.

В разделе конфигурации можно задать серверы, с которых будет собираться электронная почта

Инсталляция и конфигурирование GFI Archiver

Инсталляция GFI Archiver очень проста: специальная утилита помогает пройти процесс по шагам. Нужно лишь решить, требуется ли использовать Active Directory. Далее добавляется имя администратора. Утилита установки проверяет наличие компонентов и инсталлирует необходимые. После завершения инсталляции по кнопке Configure можно начать настройку продукта. В разделе Archive Store Settings можно выбрать тип используемой БД, в Archiving Method – задать метод архивирования. Выбор архивирования вручную позволит пользователям самим решать, какую почту архивировать. Это метод не требует Exchange и подойдет компаниям, применяющим Outlook. Метод All Emails использует журналы Exchange – архивируется вся помещаемая в журналы почта. GFI Archiver может также собирать почту с любого сервера IMAP и задействовать MS Active Directory. А метод Rule-Based Archiving позволяет задать правила архивирования и избирательно сохранять почту в архиве.

Выбор метода архивирования

Настройка политик хранения почты и обработки спама

После запуска и ввода логина/пароля открывается вкладка Home. Ее графика и статистика дает представление о параметрах операций GFI Archiver и помогает устранить проблемы, если они возникнут. Например, здесь видно, сколько свободного места на сервере GFI Archiver, сколько всего писем архивировано, сколько используется хранилищ Archive Stores, показана информация о событиях GFI Archiver. Вкладка Archive позволяет просмотреть архивированные элементы всех доступных почтовых ящиков. Можно просмотреть содержимое письма на панели справа, удалить письмо из архива, если это разрешено, а также восстановить письмо из архива в конкретный почтовый ящик или переадресовать его, загрузить элемент календаря и пр. Для поиска в архиве можно использовать Simple Search с дополнительными критериями или Quick Search. Еще более широкие возможности по выбору критериев предлагает средство Advanced Search. Искать почту в архиве можно и со смартфона. Вкладка Configuration служит для настройки конфигурации GFI Archiver, в частности задать, что нужно архивировать (Archive Sources), какой метод использовать (Archiving Method), правила архивирования (Archiving Rules), ограничения для исключения из процесса архивирования (Archive Restrictions) и пр.

Окно настроек Archiver позволяет управлять основными операциями, в том числе задавать методы архивирования, определять роли и права доступа администраторов, хранилища архива, просматривать структуру почтовых ящиков, настраивать правила классификации почты, хранения и работы со спамом, проводить аудит системы

Можно загрузить в архив не только текущую, но и предыдущую переписку, которая накопилась еще до установки Archiver. Это делается с помощью Archive Assistant или Import and Export Tool. Для восстановления почты из архива GFI Archiver также предлагает два инструмента -Mailbox Restore и тот же Import and Export Tool.

Что нужно для работы?

Для установки и запуска GFI Archiver потребуется ОС Windows Server с 2008 по 2012, 32- или 64-разрядная версия. Поддерживаются и серверы под VMware или Hyper-V. Кроме того, GFI Archiver можно установить непосредственно на сервер Exchange, но делать это рекомендуется только в целях тестирования или разработки. Продукт поддерживает Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010, 2013; Office 365 (Exchange Online); почтовые серверы IMAP; Kerio Connect и Google Apps for Business. В большинстве случаев для хранения архива используется Microsoft SQL Server (2005 или старше). На самом деле GFI Archiver хранит в SQL только заголовки писем и метаданные, а само содержимое сжимается, шифруется и записывается на диск отдельно. Поддерживается и SQL Express, а для инсталляций не более чем на 25 пользователей в GFI Archiver включена бесплатная база данных Firebird.

Почтовые клиенты

Для доступа пользователей к архиву GFI Archiver поддерживает целый ряд почтовых клиентов, которые с помощью протокола IMAP доставляют архивированные сообщения из Archive Stores. Поддерживаются почтовое приложение для Android и iOS 5, Apple Mail, Outlook 2003 и старше, Outlook 2011 for Mac, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail. А к старым архивам можно обращаться из Outlook через Outlook Connector. Этот плагин синхронизирует GFI Archiver с Outlook и позволяет пользователям видеть архивированные GFI Archiver сообщения. Альтернативный способ доступа к архиву – веб-интерфейс. GFI Archiver можно также подключить к Office 365 с помощью Exchange Web Services.

Отчеты GFI Archiver

GFI Archiver предлагает несколько великолепных видов отчетов. Для этого имеется средство MailInsights, которое создает отчеты по запросу или по расписанию. Отчеты могут помочь выявить различные проблемы, идентифицировать проблемы безопасности, оптимизировать процессы в организации. Вот лишь некоторые примеры таких отчетов.

Отчет по почтовым коммуникациям Communication Flow отслеживает коммуникационные потоки в организации и вне её

Отчёт по использованию веб-почты показывает основных пользователей почтовых систем вроде Gmail, Hotmail или Yahoo

Мониторинг операций

Отчёт по использованию ресурсов хранения данных позволяет понять, что хранится в архиве в целом и по конкретным пользователям. Его можно использовать при создании политик хранения и правил вывода предупреждений пользователям

Используемые источники:

• https://blog.mail.ru/archived-letters-mailru/
• https://habr.com/post/304274/