Корпоративная почта: архивация входящих и исходящих сообщений

Хранение электронных документов в организации

Первичные документы в электронном видеПервичный учетный документ необходимо составлять во время или сразу после осуществления любой хозяйственной операции как свидетельство о ее совершении. Поговорим об электронной форме «первички»29 Июля 2020 ЭДО 

Проблема извлечения файлов из почты

При пользовании файлами в электронной почте есть еще одна проблема. Вложенные файлы, как правило, имеют довольно большой объем. Само электронное письмо чаще всего почти совсем не занимает место. Письмо имеет малый объем и считывается с сервера электронной почты мгновенно. Вложенный файл, а особенно, если таких файлов несколько, скачиваются долго.

Интернет, даже если он есть, имеет не безграничную скорость. А если Интернет трафик к тому же платный, то придется оплачивать каждое повторное скачивание одного и того же файла. К электронной почте обычно обращаются не один раз, а тогда, когда нужно, и порой неоднократно.

Так что, с одной стороны, хранить файлы в электронной почте удобно. Это не занимает место в компьютере (в планшете, в телефоне).

С другой стороны, извлечь необходимые файлы из почты может стоить: а) времени, б) денег, в) и того, и другого.

Контроль за действиями сотрудников

Наиболее востребованная функция архивации почты. Имея доступ к копиям всей переписки подчинённых руководитель в любой момент может восстановить, например, историю переписки с клиентом и убедиться, в том насколько ответственно сотрудник выполняет свои должностные обязанности. Был ли отправлен ответ на письмо заказчика? Был ли ответ оперативным (копии сохраняют оригинальные дату и время сообщения)? Было ли электронное письмо работника по существу и исчерпывающим? Наконец, был ли он элементарно вежлив с подрядчиком/клиентом?

Особенно полезным свойством теневого копирования является невозможность само сотрудника повлиять на то какие письма попадут в архив, а какие нет — копируется всё вне зависимости от его желания или действий. То есть он может удалить «неудобное» сообщение в своём почтовом ящике и опустошить корзину и даже отформатировать жёсткий диск своего компьютера, однако сообщение в архиве останется неприкосновенным.

Осуществлять контроль за корпоративной перепиской сотрудников может как сам руководитель лично, так специалист службы безопасности компании (при наличии таковой) или любые другие ответственные лица — в зависимости от конкретного случая.

Архивация почты с юридической точки зрения

Во избежание юридических коллизий и возможных претензий со стороны сотрудников желательно документально закрепить право работодателя на архивацию, копирование и дальнейшую обработку любых сообщений в корпоративной почте сотрудника. Сделать это можно путём добавления соответствующего пункта в трудовой договор или, если в компании практикуется подписание дополнительного договора/обязательства/соглашения о неразглашении коммерческой тайны, то в этом документе. Так процесс создания и сохранения копии любого сообщения из переписки сотрудника приобретёт юридически значимый статус.

Зачем это нужно?

Для большинства организаций электронная почта является самым существенным фактором, из-за которого растет потребность в ресурсах для хранения информации. Если устанавливать для сотрудников ограничения по объему электронного ящика, потребуются дополнительные средства управления электронной почтой, да и пользователи могут обходить этот механизм, сохраняя переписку на локальных системах в файлах PST или NSF. Это может приводить к потерям данных, усложняет задачу резервного копирования. Решения для архивирования электронной почты освобождают пользователей от проблем с переполнением почтовых ящиков, помогают эффективнее использовать имеющиеся емкости СХД и ресурсы хранения данных, а потому способны радикально сократить ресурсы и финансовые затраты, необходимые организации для хранения информации. Независимо от особенностей уже имеющейся системы электронной почты такие продукты предложат интеллектуальные решения, которые помогут эффективно управлять информацией, хранить и находить ее. Архивирование переписки с помощью предназначенных для этой цели продуктов помогает решить проблемы, связанные с ограничениями ресурсов, а также повышает производительность и масштабируемость систем электронной почты. Внедрение решения архивирования даст следующие принципиальные преимущества: Посмотрим, как можно решить проблемы архивирования электронной почты с помощью продукта GFI Archiver. Программное решение Archiver компании GFI Software предназначено для централизованного архивирования всей корпоративной почты и документов. Оно не только решает проблему единственной точки отказа, но и обеспечивает доступ ко всем архивным элементам в режиме реального времени.

В Archiver можно быстро восстановить любое письмо, папку, почтовый ящик, целый почтовый сервер и любую версию документа

GFI Archiver позволяет компаниям архивировать и управлять электронной почтой, работать с календарем и историей файлов, получая удобный доступ к данным. Сегодня этот продукт представляет собой не просто программу сбора всей почты в хранилище Archive Store, а намного более функциональное решение.

В разделе конфигурации можно задать серверы, с которых будет собираться электронная почта

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.? Реклама

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

<object><object><object>

МультибухгалтерПодтвержденный профильАвтоматизация работы бухгалтерской фирмыКак организовать работу так, чтобы рост клиентов не обернулся головной больюУзнать больше</object></object>Реклама на Клерке

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

? Реклама

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

? Реклама

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Насколько надежно хранение файлов в электронной почте

Получается, если хранить важные файлы только в электронной почте, никуда их не скачивая и не занимаясь их сохранением (архивацией), то сохранность таких данных будет под большим вопросом. Может наступить момент, когда нужного файла не окажется в почте.

Нет письма – нет вложенного файла. Нет письма с файлом нигде, ни в папках «Входящие» и «Отправленные», ни в папках «Удаленные» и «Спам», ни в других папках электронной почты. А на нет, как говорится, и суда нет.

А можно ли все-таки восстановить такое письмо-«потеряшку» вместе с исчезнувшим файлом? Или уже никогда не удастся получить доступ к заветному файлу с важными фотографиями, аудио, видео, с документами, от которых может даже что-то сильно зависеть? Чаще всего это безвозвратная потеря, хотя…

Можно ли хранить файлы только в электронной почте

Файлы, хранящиеся на компьютере (на телефоне, в планшете, на флешках, на внешних жестких дисках) находятся в конкретном устройстве, в его памяти. За сохранность данных в таком случае отвечает это устройство и его владелец.

Если же файл оставить только в электронном письме, то он будет храниться там, где расположена вся электронная почта пользователя. Чаще всего электронная почта хранится не в компьютере пользователя, не в его телефоне или в планшете, а на почтовом сервере.

Почтовый сервер расположен где-то далеко-далеко от компьютера (телефона, планшета) пользователя. Доступ к серверу возможен только с помощью Интернета.

Некоторые почтовые клиенты, например, Microsoft Outlook могут хранить письма и вложенные файлы на компьютере пользователя в специальных файлах данных, наподобие архива. Но, как правило, обычные рядовые пользователи электронной почты используют браузеры (а не почтовые клиенты) на компьютере или приложения на телефоне для работы с электронной почтой.

В браузерах и в приложениях нет возможности хранить письма с файлами или без оных на компьютере (телефоне, смартфоне), увы. Получается, что электронная почта пользователя вместе со всеми письмами и вложенными файлами хранится не у него, а на почтовом сервере, где-то там далеко, в Интернете.

Прикрепленные файлы в электронной почте

Довольно часто мы получаем файлы с данными через электронную почту. Допустим, приходит письмо с вложенными файлами. В полученных файлах будет какая-то важная (или не совсем важная) информация, в том числе фотографии, аудио и даже видео записи.

Можно также писать письма с вложенными файлами самому себе. Что значит «отправка письма самому себе»?

Если отправить письмо с прикрепленным файлом с адреса электронной почты test@yandex.ru на тот же адрес test@yandex.ru, то это будет отправка самому себе. Тогда вложенный файл сразу останется в письме в папке «Отправленные». Также через некоторое время файл придет вместе с письмом по электронной почте и окажется в папке «Входящие».

Так иногда поступают те, кто сознательно хочет хранить свои файлы в электронной почте, а не в каком-либо другом месте – на компьютере, планшете, телефоне.

Конечно, так просто не удастся разместить видео запись во вложенном файле в письме из-за ее большого размера. Но современные электронные почты умеют объемные файлы сохранять в облаках и передавать в почте ссылки на облачное размещение файлов.

В общем, электронная почта является довольно удобным способом передачи и получения файлов. Также почта вполне может использоваться для хранения файлов.

О хранении писем и прикрепленных файлов на почтовых серверах

Скептики возразят, что файлы можно удалить и с компьютера – речь идет о тех файлах, что хранятся на компьютере (на телефоне, на планшете). Да, можно. Но для компьютеров, телефонов, планшетов обычно стараются делать архивные копии. Выполняют периодическую архивацию данных, чтобы потом «не было мучительно больно» за бессмысленную потерю информации.

Копирование (архивация) данных на серверах электронной почты – это удел и обязанность администрации электронной почты. Администрация, как правило, не несет ответственности за утерю данных пользователями. Самое главное, администрация почтовых серверов, практически никогда и не берется выборочно восстанавливать отдельные файлы (письма) пользователей.

Таким образом, за сохранность данных в электронной почте отвечает не пользователь, а администрация сервера. От пользователя тут мало что зависит, точнее, вообще ничего не зависит. В то время, как в личном компьютере, телефоне, планшете, пользователь делает то, что считает нужным. Если пользователь считает, что нужно периодически делать архивацию важных файлов на своих личных устройствах,– он делает это.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

<object><object><object>

SkillFaсtoryПодтвержденный профильВ какой профессии проще стартануть бухгалтеру?В той, где много цифр. Попробуйте направление «Системный аналитик» Узнать больше</object></object>Реклама на Клерке

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в  п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

? Реклама

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Почтовые клиенты

Для доступа пользователей к архиву GFI Archiver поддерживает целый ряд почтовых клиентов, которые с помощью протокола IMAP доставляют архивированные сообщения из Archive Stores. Поддерживаются почтовое приложение для Android и iOS 5, Apple Mail, Outlook 2003 и старше, Outlook 2011 for Mac, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail. А к старым архивам можно обращаться из Outlook через Outlook Connector. Этот плагин синхронизирует GFI Archiver с Outlook и позволяет пользователям видеть архивированные GFI Archiver сообщения. Альтернативный способ доступа к архиву – веб-интерфейс. GFI Archiver можно также подключить к Office 365 с помощью Exchange Web Services.

Что нужно для работы?

Для установки и запуска GFI Archiver потребуется ОС Windows Server с 2008 по 2012, 32- или 64-разрядная версия. Поддерживаются и серверы под VMware или Hyper-V. Кроме того, GFI Archiver можно установить непосредственно на сервер Exchange, но делать это рекомендуется только в целях тестирования или разработки. Продукт поддерживает Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010, 2013; Office 365 (Exchange Online); почтовые серверы IMAP; Kerio Connect и Google Apps for Business. В большинстве случаев для хранения архива используется Microsoft SQL Server (2005 или старше). На самом деле GFI Archiver хранит в SQL только заголовки писем и метаданные, а само содержимое сжимается, шифруется и записывается на диск отдельно. Поддерживается и SQL Express, а для инсталляций не более чем на 25 пользователей в GFI Archiver включена бесплатная база данных Firebird.

Проблема поиска файлов в электронной почте

Ещё одна сложность в хранении файлов в электронной почте может быть вызвана тем, что в почте не так просто найти нужное письмо. Когда письмо получается (или отправляется) в первый раз, то оно стоит в топе списка писем в папках «Входящие» или «Отправлено». Но со временем список писем растет, и нужное письмо отодвигается все дальше и дальше.

Некоторые пользователи получают в день до нескольких сотен писем. И отправлять ежедневно они могут десятки писем. Нужное письмо с необходимым файлом очень быстро исчезнет из поля зрения на экране компьютера или телефона (планшета). Попробуйте-ка найти такую «потеряшку» среди тысяч и тысяч писем в папках «Входящие» или «Отправленные»!

Хорошо, если пользователь помнит дату получения или отправки нужного ему электронного письма. Тогда поиск информации становится более осмысленным. Если не помнить дату, если забыть даже месяц, а то и год – что вполне вероятно при нашей быстротечной жизни, то остается только с надеждой пролистывать все письма от начала до конца. Мало шансов найти нужное письмо с прикрепленным файлом, даже если оно сохранилось среди прочих писем электронной почты.

Хранить – это одно. А вот найти – это совсем другое. Небезызвестные английские ученые в свое время посчитали, что на поиски вещей и информации люди тратят бОльшую часть своей жизни. Увы, далеко не всегда они находят то, что искали.

Можно ли найти в электронной почте то, чего там нет

Следующая и самая неприятная сложность работы с электронной почтой состоит в том, что необходимое письмо с вложенным файлом может вообще пропасть из почты. Почему? Причин множество. Начиная с самой банальной – случайное удаление письма, которое показалось уже не актуальным.

Или удалены письма из папки «Входящие» или папки «Отправленные» целым списком, например, начиная с даты такой-то до даты такой-то. Кто там будет разбираться, что за письма находятся внутри списка? Неужели у кого-то хватит времени и сил перечитать и вдуматься в каждое письмо по отдельности перед удалением? Удаляют списком для очистки папок, для уменьшения объема электронной почты на сервере – и дело с концом!

Исчезновение писем из папок «Входящие» и «Отправленные» пользователи часто связывают с какими-то «теориями заговора». Мол, кто-то из администрации электронной почты самостоятельно удаляет то, что ему не нравится. Или что кто-то без разрешения, не имея пароля доступа, «залезает» в почту и удаляет нужные письма. Вот уж, заняться нечем, как залезать к кому-то в почту и удалять там что-то!

Правда, порой администрация почтовых серверов, порой автоматически удаляет письма, скажем, более чем трехлетней давности. Такие правила могут быть установлены для любого сервиса электронной почты. Пользователи же обычно не читают Соглашения об использовании сервиса. Или они банально забывают об установленных ограничениях по срокам хранения, по лимитам на объемы хранимых данных и не запоминают прочие условия использования электронной почты.

Обычно исчезновение писем не имеет никакого отношения к криминалу, хулиганству, злому умыслу. Мы сами, того не подозревая, допускаем ошибки и легко и непринужденно избавляемся не только от ненужного, но и, увы, от нужного.

Инсталляция и конфигурирование GFI Archiver

Инсталляция GFI Archiver очень проста: специальная утилита помогает пройти процесс по шагам. Нужно лишь решить, требуется ли использовать Active Directory. Далее добавляется имя администратора. Утилита установки проверяет наличие компонентов и инсталлирует необходимые. После завершения инсталляции по кнопке Configure можно начать настройку продукта. В разделе Archive Store Settings можно выбрать тип используемой БД, в Archiving Method – задать метод архивирования. Выбор архивирования вручную позволит пользователям самим решать, какую почту архивировать. Это метод не требует Exchange и подойдет компаниям, применяющим Outlook. Метод All Emails использует журналы Exchange – архивируется вся помещаемая в журналы почта. GFI Archiver может также собирать почту с любого сервера IMAP и задействовать MS Active Directory. А метод Rule-Based Archiving позволяет задать правила архивирования и избирательно сохранять почту в архиве.

Выбор метода архивирования

Настройка политик хранения почты и обработки спама

После запуска и ввода логина/пароля открывается вкладка Home. Ее графика и статистика дает представление о параметрах операций GFI Archiver и помогает устранить проблемы, если они возникнут. Например, здесь видно, сколько свободного места на сервере GFI Archiver, сколько всего писем архивировано, сколько используется хранилищ Archive Stores, показана информация о событиях GFI Archiver. Вкладка Archive позволяет просмотреть архивированные элементы всех доступных почтовых ящиков. Можно просмотреть содержимое письма на панели справа, удалить письмо из архива, если это разрешено, а также восстановить письмо из архива в конкретный почтовый ящик или переадресовать его, загрузить элемент календаря и пр. Для поиска в архиве можно использовать Simple Search с дополнительными критериями или Quick Search. Еще более широкие возможности по выбору критериев предлагает средство Advanced Search. Искать почту в архиве можно и со смартфона. Вкладка Configuration служит для настройки конфигурации GFI Archiver, в частности задать, что нужно архивировать (Archive Sources), какой метод использовать (Archiving Method), правила архивирования (Archiving Rules), ограничения для исключения из процесса архивирования (Archive Restrictions) и пр.

Окно настроек Archiver позволяет управлять основными операциями, в том числе задавать методы архивирования, определять роли и права доступа администраторов, хранилища архива, просматривать структуру почтовых ящиков, настраивать правила классификации почты, хранения и работы со спамом, проводить аудит системы

Можно загрузить в архив не только текущую, но и предыдущую переписку, которая накопилась еще до установки Archiver. Это делается с помощью Archive Assistant или Import and Export Tool. Для восстановления почты из архива GFI Archiver также предлагает два инструмента -Mailbox Restore и тот же Import and Export Tool.

Как это работает и что даёт?

Это проще всего объяснить, перечислив, что умеет делать GFI Archiver. А умеет он многое, в том числе:

• Архивирование всей почты в сети. GFI Archiver собирает всю входящую и исходящую почту, как только она проходит через почтовый сервер Это обеспечивает сохранность даже самых последних писем в случае неполадок с почтовым сервером или при удалении письма пользователем сразу после получения.
• Сбор всей почты. Чтобы сохранить всю историю переписки, можно добавить в архив всю почту, которая уже находится на компьютерах сотрудников, а также в хранилище почтового сервера.
• Сжатие почтовых сообщений. Объем данных уменьшается до пяти раз за счет сжатия файлов и дедупликации. Каждое письмо хранится в единственном экземпляре, даже если было отправлено нескольким адресатам. Тексты писем и вложения хранятся отдельно. Сжатие снимает нагрузку хранения писем с почтового сервера и значительно снижает требования к емкости хранения.
• Постоянный доступ к архиву. Пользователь всегда имеет доступ к архиву своих писем и документов через веб-интерфейс или почтовый клиент, может выполнять моментальный поиск по любому параметру и работать результатами поиска без ожидания распаковки из архива.
• Доступ из любого почтового клиента. Доступ к архиву возможен не только через веб-интерфейс, но и по протоколу IMAP, то есть сотрудники могут просматривать сохраненные письма через любой привычный почтовый клиент. При этом вся структура папок, возможности поиска и работы с письмами полностью сохраняется.
• Надежное хранилище. Хранилище на основе MS SQL Server обеспечивает не только необходимую надежность, но и позволяет применять стандартные средства работы с базой для ее дальнейшего архивирования на медленные носители и восстановления с них, резервирования и балансирования нагрузки.
• Полные копии сообщений. Все письма сохраняются в архиве без изменений, с сохранением заголовков для восстановления в первоначальном виде, а также для возможности использования при расследованиях.
• Архивирование документов. Кроме почты GFI Archiver позволяет сохранять отдельные файлы и документы с компьютеров пользователей. Можно настроить общие папки для обмена документами между сотрудниками (аналогично Dropbox, Google Drive и Яндекс.диск, но без публикации файлов в интернете), все версии документов будут сохранены автоматически с возможностью восстановить любую из них.
• Мощная система поиска. Любое письмо и документ можно быстро найти, просмотреть и восстановить по большому количеству параметров: ключевые сова, приложенные файлы, отправитель, получатель, размер, дата, беседа, автор изменений и т. д. При этом результаты поиска отображаются практически моментально. GFI Archiver создает специальный поисковый индекс, аналогично тому, как это делают поисковые системы.
• Подробный анализ писем. GFI Archiver может анализировать содержимое писем: обнаружить ненормативную лексику, разделить сотрудников на группы общения, подсчитать скорость реакции сотрудника на письмо, пустующие ящики, выявить утечку информации по ключевым словам и шаблонам (номера кредитных карт, документов), то есть реализует функции DLP-системы. Отчеты создаются как по запросу при проведении расследования, так и по расписанию.
• Общие папки. С помощью File Archiving Assistant, входящим в состав GFI Archiver, можно организовать специальные папки для обмена документами между пользователями, аналогично Dropbox, Яндекс.диск и Google Drive, но в случае GFI Archiver никакие данные не покидают корпоративную сеть.
• Правила сбора писем. Можно задать сбор писем со всех постовых ящиков или только с определенных, а также указать, как поступать с письмами, помеченными как спам. Например, такие письма могут помещаться в архив, но автоматически удаляться через некоторое время.

Просмотр хранилищ архива

Хранилище Archive Store включает в себя базу данных, где хранятся метаданные и заголовки почтовых сообщений, индекс, указывающий место хранения на диске, и сами почтовые данные. Выполняемые GFI Archiver операции можно разделить на три основных этапа: 1. Сбор почты с почтового сервера или клиента Outlook; 2. Её архивирование в хранилище GFI Archive Store; 3. Пользователи могут просматривать архивированную почту через веб-интерфейс, с мобильных устройств или из Outlook.

Доступ с мобильного устройства

Используемые источники:

• https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/trebovaniya-k-hraneniu-dokumentov-v-elektronnom-vide/
• https://www.compgramotnost.ru/elektronnaya-pochta/ne-stoit-hranit-fajly-v-elektronnoj-pochte
• https://www.tendence.ru/articles/korporativnaya-pochta-arhivatsiya-tenevoe-kopirovanie-vhodyaschih-i-ishodyaschih-soobscheniy
• https://m.habr.com/ru/company/afidistribution/blog/304274/
• https://www.klerk.ru/buh/articles/388290/