9 правил email-этикета, которые следует знать каждому

10 правил этикета электронной почты

before—>

Общение между людьми – это естественный и жизненно важный процесс. Когда-то эпистолярный жанр был единственным доступным способом общения людей, находящихся на удалении друг от друга.

p, blockquote<dp>1,0,0,0,0—>

Почта существовала со времен древнего Рима, если не раньше. Люди переписывались. В литературе известны даже романы и повести в письмах.

p, blockquote<dp>2,0,0,0,0—>

Современные достижения в сфере  информационных технологий предлагают новые, более совершенные способы общения.

p, blockquote<dp>3,0,0,0,0—>

При этом почтовая переписка сохраняется. Это старый, но надежный способ общения, который обладает своими неповторимыми качествами. Современный формат почтовой переписки представляет электронная почта, иначе E-mail.

p, blockquote<dp>4,0,0,0,0—>

Электронная почта в отличие от обычной позволяет общаться адресатам практически мгновенно. Нажал кнопку «Отправить» (письмо), и через несколько секунд получатель видит это письмо в своей почте, в папке «Входящие».

p, blockquote<dp>5,0,0,0,0—>

Став доступной и распространенной среди пользователей, электронной почте присущи определенные правила ведения переписки. Подобные правила позволяют организовать и вести переписку в рамках принятых культурных и деловых норм. Свод систематизированных  правил «е-мейл» переписки получил название негласный «Этикет электронной почты».

p, blockquote<dp>6,0,0,0,0—>

Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составления писем, а также принципы общения адресатов. Для начала огласим весь список правил:

p, blockquote<dp>7,0,0,0,0—>

Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.

Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.

Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.

Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли  менять тему письма.

Правило 5. Почтовый адрес получателя заполняйте в последнюю очередь.

Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.

Правило 7. Текст письма должен отвечать определенным требованиям.

Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.

Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.

Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.

p, blockquote<dp>8,0,0,0,0—>

А теперь подробнее о каждом из десяти правил.

p, blockquote<dp>9,0,0,0,0—>

Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.

h3<dp>1,0,0,0,0—>

Для наглядности используем скриншот (рис. 1), на котором представлено, как выглядит новое письмо в почте Яндекса (после нажатия на кнопку «Написать»):

p, blockquote<dp>10,0,0,0,0—>

p, blockquote<dp>11,0,0,0,0—>

Практически во всех почтовых сервисах (почта Яндекса, Майл ру, Гугла, Рамблера и др.) электронное письмо содержит следующую информацию:

p, blockquote<dp>12,0,0,0,0—>

1. Почтовый адрес (e-mail) и имя отправителя (возможно, еще фамилию) – цифра 1 на рис. 1.
2. Почтовый адрес (e-mail) получателя письма –  цифра 2 на рис. 1.
3. Тема (заголовок, название) письма – цифра 3 на рис. 1.
4. Содержание письма (цифра 4 на рис. 1), в которое входит:
   • приветствие,
   • основной текст,
   • заключение,
   • подпись.
5. Приложение к письму (прикрепленные файлы или вложенные файлы) – цифра 5 на рис. 1.

Обязательны для заполнения все перечисленные пункты, кроме последнего (цифра 5 на рис. 1) – приложения к письму. Если к письму не требуется прикреплять никаких файлов, поясняющих текст письма, то об этом пункте можно забыть.

p, blockquote<dp>13,0,0,0,0—>

Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.

h3<dp>2,0,0,0,0—>

Переписка предполагает наличие двух сторон общения, поэтому следует уделить внимание персональным данным. Личные данные должны быть понятными и по возможности полными, чтобы не вызывать у адресата непонимание, настороженность и загадочность.

p, blockquote<dp>14,0,0,0,0—>

Наибольшее доверие вызывает почтовый адрес, содержащий фамилию и имя, например, NadezdaTimofeeva@yandex.ru.

p, blockquote<dp>15,0,0,0,0—>

Если у отправителя есть свой сайт или блог, то полезно будет указать адрес с доменом сайта, например, info@inetgramotnost.ru. Дело в том, что, перейдя на указанный после знака @ сайт (inetgramotnost.ru), можно много узнать об авторе сайта по представленным на нем материалам.

p, blockquote<dp>16,0,0,0,0—>

Если почтовый адрес имеет вид abracadabra966@mail.ru, то не всякий получатель письма от такого адресата решится открыть это письмо. А вдруг там вирус, приводящей к блокировке компьютера, или спам, который после открытия такого письма пойдет бесконечным потоком?

p, blockquote<dp>17,0,0,0,0—>

Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.

h3<dp>3,0,0,0,0—>

Заголовок письма – это то единственное, что видит получатель письма, когда оно к нему приходит. Очень часто от названия письма зависит его дальнейшая судьба:

p, blockquote<dp>18,0,0,0,0—>

• откроет его получатель
• или удалит, не глядя.

Поэтому к заголовкам письма нужно относиться с особым пиететом (то есть, с благоговением).

p, blockquote<dp>19,0,0,0,0—>

Варианты судеб полученного письма в зависимости от его заголовка:

p, blockquote<dp>20,0,1,0,0—>

• письмо не заметят среди вороха других писем,
• сочтут бесполезным и потому даже не откроют,
• не долго думая, сразу отправят в папку «Спам» или «Удаленные»,
• прочитают частично или полностью,
• возможно, даже ответят.

Заголовок письма – это ключик к тому, чтобы заинтересовать получателя открыть письмо, а точнее, «зацепить», привлечь внимание. Это особенно важно, если Вы пишите письмо кому-либо впервые. Перефразируя слова из книги «Приключения капитана Врунгеля» («как назовешь корабль, так он и поплывет»), можно сказать, что «как назовешь письмо, так оно и дойдет» до получателя.

p, blockquote<dp>21,0,0,0,0—>

Таким образом, заголовок письма должен быть кратким (не более 50 знаков), интересным и по делу (выражать суть письма).

p, blockquote<dp>22,0,0,0,0—>

При этом в ходе переписки, если получатель письма отвечает автору, заголовок письма не должен меняться. Он также не должен меняться в ходе многократной переписки, когда письмо много раз направляется то в одну, то в другую сторону.

p, blockquote<dp>23,0,0,0,0—>

Если в ходе переписки тема обсуждения меняется, то имеет смысл поменять тему письма или, возможно, создать новое письмо с новой темой для дальнейшей переписки.

p, blockquote<dp>24,0,0,0,0—>

Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли  менять тему письма.

h3<dp>4,0,0,0,0—>

В подавляющем большинстве случаев тему письма менять НЕ нужно, ниже объясню причины. Но из правил, как известно, бывают некоторые исключения. Впрочем, обо всем по порядку.

p, blockquote<dp>25,0,0,0,0—>

Как написать письмо ответ

Многие начинающие пользователи отвечают на письмо неправильно, а именно, получив письмо, они его читают и для ответа жмут на кнопку «Написать». Это в корне неверно.

p, blockquote<dp>26,0,0,0,0—>

При ответе на письмо следует нажимать на кнопку «Ответить», чтобы понимать с чего начали переписку и к чему пришли. Для этого:

p, blockquote<dp>27,0,0,0,0—>

• Нужно открыть письмо. При этом появится кнопка «Ответить» выше или ниже открытого письма (цифра 1 на рис. 2).
• Нажать на «Ответить».
• В теме (заголовке) письма автоматически появится «Re: …» (цифра 2 на рис. 2). Буквы «Re» – признак того, что это именно ответ на письмо.
• Написать свой ответ в начале письма так, чтобы сначала шел ответ, а ниже – текст предыдущего письма.

p, blockquote<dp>28,0,0,0,0—>

Во многих службах технической поддержки просят при электронной переписке по поводу какой-либо проблемы нажимать именно на кнопку «Ответить». И при этом в переписке не менять ничего в предыдущих письмах. Точнее, любая техподдержка просит «при ответах сохранять цитирование». Ибо так проще понять, с чего начали решать проблему и к чему пришли.

p, blockquote<dp>29,0,0,0,0—>

Многие начинающие пользователи не могут найти предыдущего письма, либо по каким-то другим причинам зачастую НЕ отвечают (то есть, не пользуются кнопкой «Ответить»), а пишут новое письмо (жмут на кнопку «Написать» или «Создать»). Получая каждый раз новое письмо, получателю нового письма бывает сложно вспомнить «с чистого листа» все детали предыдущего письма, что сильно затрудняет переписку.

p, blockquote<dp>30,0,0,0,0—>

А профессиональная техподдержка на неправильно оформленные письма может вообще не ответить.

p, blockquote<dp>31,0,0,0,0—>

Замечу, что «Re:» – это сокращение от английского «Reply:» или «Response:», что переводится как «Мой ответ на:». Если тема письма изменилась, следует удалить это «Re:» и написать новую тему письма, отражающую суть нового поворота событий.

p, blockquote<dp>32,0,0,0,0—>

Правило 5. Почтовый адрес получателя (Кому) заполняйте в последнюю очередь.

h3<dp>5,0,0,0,0—>

Поле «Кому» лучше всего заполнять в последнюю очередь, уже после того, как письмо будет написано и проверено.  Это позволит избежать часто повторяющиеся ошибки, когда отправитель письма отправляет его адресату не дописанным, случайно нажав на кнопку «Ответить».

p, blockquote<dp>33,0,0,0,0—>

И уж если Вы нажимаете на кнопку «Ответить», тогда перед нажатием проверьте в первую очередь, тому ли адресату Вы отправляете письмо. Бывает очень обидно, когда письмо, особенно если оно содержит личную или конфиденциальную информацию, уходит не туда, куда Вы его собирались отправить.

p, blockquote<dp>34,0,0,0,0—>

Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.

h3<dp>6,0,0,0,0—>

К сожалению, это правило вспоминается только тогда, когда

p, blockquote<dp>35,0,0,0,0—>

• при отправке письма неожиданно произошел сбой,
• либо когда письмо просят выслать повторно, ибо оно не было получено по каким-то причинам.

При отправке важных писем со «стеной текста», набранной вручную, а не скопированной откуда-то, это очень хорошее правило. Оно сильно упрощает жизнь.

p, blockquote<dp>36,0,0,0,0—>

Правило 7. Текст письма должен отвечать следующим требованиям:

h3<dp>7,0,0,0,0—>

1) Текст письма должен содержать приветствие.

p, blockquote<dp>37,0,0,0,0—>

Как минимум, «Здравствуйте.» или «Доброго времени суток.». Если знаете имя, то «Уважаемый (ая) Имя (возможно, Отчество)». Приветствие «Доброго времени суток» часто применяется при общении в Интернете вместо «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер». Это связано с тем, что отправитель письма никогда не может знать точно, когда его письмо будет открыто получателем. Отправитель и получатель могут находиться в разных концах Земли, в разных часовых поясах. А также отправитель никогда точно не знает, когда получатель откроет и прочтет его письмо.

p, blockquote<dp>38,0,0,0,0—>

2) Текст письма должен быть грамотным и не содержать ошибок.

p, blockquote<dp>39,0,0,0,0—>

В Интернете почему-то не придается большого значения грамоте. Ошибки можно встретить на официальных сайтах серьезных компаний, не говоря уж о письмах, в которых иногда трудно понять не только отдельные слова, но и целые фразы, настолько безграмотно и с ошибками они могут быть сформулированы. Важно помнить, что безграмотные письма – это плохая культура, и ей не место в Интернете.

p, blockquote<dp>40,1,0,0,0—>

3) Текст письма должен быть понятным по содержанию.

p, blockquote<dp>41,0,0,0,0—>

Отправитель всегда знает, о чем он пишет, но получатель это может понять только из текста письма. Далеко не всегда отправитель пишет о своей проблеме понятным для получателя способом. Непонятные по содержанию письма могут вызывать у получателя только раздражение и досаду, поскольку он потратил время на чтение письма, но так и не понял, что отправитель хотел ему сообщить.

p, blockquote<dp>42,0,0,0,0—>

4) Текст письма должен охватывать рамки одной темы.

p, blockquote<dp>43,0,0,0,0—>

Если отправителю есть что сказать получателю по разным темам, то лучше отправить по одному письму на каждую тему. Это упростит получателю восприятие информации и позволит ему дать Вам точный и исчерпывающий ответ.

p, blockquote<dp>44,0,0,0,0—>

5) Текст письма должен быть структурированным по содержанию и по внешнему восприятию.

p, blockquote<dp>45,0,0,0,0—>

Структурированный текст легко читать. И воспринимается он так, как было задумано автором письма. Не структурированный текст с перескоками мысли, с преобладанием эмоций, а не фактов, с непонятными связками и т.п. может быть воспринят получателем письма совсем не так, как это было задумано отправителем. В итоге общение по E-mail не получится. Оно не состоится вообще, либо понадобится телефон, Скайп и иные средства коммуникации.

p, blockquote<dp>46,0,0,0,0—>

6) Текст письма должен иметь оптимальный размер.

p, blockquote<dp>47,0,0,0,0—>

Совсем короткие письма из 5-7 слов читать, кончно, приятно, но нужно понять очень талантливым писателем, чтобы в эти слова вложить основную мысль. Неискушенному автору письма лучше писать побольше, чтобы как можно точнее передать информацию или сведения, направляемые адресату.

p, blockquote<dp>48,0,0,0,0—>

Вместе с тем излишне длинное письмо, изобилующее повторами, дополнительными пояснениями, лишней информацией не по теме и др. воспринимаются получателем как «стена текста», утомляют его и вызывают негативную реакцию. Во всем нужна мера;

p, blockquote<dp>49,0,0,0,0—>

7) Шрифт текста письма должен быть распространенного типа, который будет отображаться во всех почтовых сервисах.

p, blockquote<dp>50,0,0,0,0—>

Любителям экзотических шрифтов, например, напоминающим рукописный текст гусиным пером, должен помнить, что у получателя вместо текста письма может получиться  нечитаемая абракадабра. Любителям экзотики следует заботиться о том, чтобы применяемый им  экзотический шрифт пересылался в письме вместе с текстом.

p, blockquote<dp>51,0,0,0,0—>

8) Размер шрифта в тексте письма должен быть однообразным.

p, blockquote<dp>52,0,0,0,0—>

Мелким шрифтом можно писать какие-либо незначительные примечания, все остальное надо делать шрифтом одного размера. В некоторых почтовых сервисах вообще используется один-единственный универсальный шрифт. Об этом всегда следует помнить, поскольку все изыски отправителя по художественному оформлению текста шрифтами разных размеров в конечном итоге у получателя будут выглядеть как однообразные текст. А потому нужно ли так стараться?

p, blockquote<dp>53,0,0,0,0—>

9) В тексте письма не стоит злоупотреблять использованием прописных и заглавных букв.

p, blockquote<dp>54,0,0,0,0—>

Сложно читать письма, где все буквы маленькие, даже в начале предложения, или наоборот, где все буквы ЗАГЛАВНЫЕ. Помните, что ПИСЬМО, НАПИСАННОЕ ПРИ ВКЛЮЧЕННОЙ КЛАВИШЕ Caps Lock И СОСТОЯЩЕЕ ИЗ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, В ИНТЕРНЕТЕ ВОСПРИНИМАЕТСЯ как КРИК и означает только крик и ничего другого.

p, blockquote<dp>55,0,0,0,0—>

10) Тон письма ни в коем случае не должен иметь черты агрессивности, раздражительности.

p, blockquote<dp>56,0,0,0,0—>

Текст письма не должен содержать ругательства и оскорбления. Письмо лучше всего писать, находясь в уравновешенном и рассудительном состоянии. Приветствуются легкая шутливость и уместный юмор, если адресат поддерживает подобный тон общения и способен его оценить.

p, blockquote<dp>57,0,0,0,0—>

11) В конце всегда следует оставлять подпись (имя, фамилия, ник, должность для деловых писем) с возможными пожеланиями к собеседнику.

p, blockquote<dp>58,0,0,0,0—>

К пожеланиям относится: С уважением, С благодарностью и т.п.

p, blockquote<dp>59,0,0,0,0—>

Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.

h3<dp>8,0,0,0,0—>

Отвечать на письмо принято всегда, поэтому нужно находить время и возможность уделить взаимное внимание и уважение к отправителям.

p, blockquote<dp>60,0,0,1,0—>

Электронная почта не терпит застоя. Работа с электронной почтой во многом зависит от дисциплинированности и организованности получателя. Это заключается в регулярном мониторинге своего почтового ящика, ознакомлении с входящей корреспонденцией, ее изучением, систематизацией и составлением ответов.

p, blockquote<dp>61,0,0,0,0—>

Одним из важных моментов является вовремя отправленный ответ, что уже само по себе говорит о получателе с положительной стороны и характеризует его степень ответственности и заинтересованности.

p, blockquote<dp>62,0,0,0,0—>

Электронная почта – это не привычная бумажная почта с почтальонами, автомобилями, самолетами, поездами. Электронные письма доставляются в считанные секунды, и отправители надеются на быстрый ответ. В электронном общении приняты совершенно другие темпы, можно сказать, что это «здесь и сейчас». Опоздание по времени может привести к утрате актуальности обсуждаемой темы.

p, blockquote<dp>63,0,0,0,0—>

Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.

h3<dp>9,0,0,0,0—>

Электронную почту, увы, могут взломать, перехватить. И тогда записанные в электронные письма пароли, номера банковских карт, пин-коды и т.п. могут стать доступными для посторонних лиц, которые могут их использовать в корыстных целях. Поэтому такую информацию не стоит доверять электронной почте.

p, blockquote<dp>64,0,0,0,0—>

Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.

h3<dp>10,0,0,0,0—>

Уважая чужую конфиденциальную информацию, Вы уважаете и себя, и свое право на приватность.

p, blockquote<dp>65,0,0,0,0—>

Общение посредством электронной почты без взаимного визуального и слухового контакта требует соблюдения правил этикета, которые в свою очередь способствуют налаживанию грамотного и культурного диалога между людьми.

p, blockquote<dp>66,0,0,0,0—>

В одном из писем Антуан Сент-Экзюпери заметил:

p, blockquote<dp>67,0,0,0,0—>

«Ищите меня в том, что я пишу».

p, blockquote<dp>68,0,0,0,0—>

Это очень меткое выражение, в том числе, в отношении вышеупомянутых принципов этикета при общении по электронной почте.

p, blockquote<dp>69,0,0,0,0—>

Пожалуйста, проголосуйте!

Прошу проголосовать за один из предложенных ниже вариантов:

p, blockquote<dp>70,0,0,0,0—>  Загрузка …

Дополнительно:

p, blockquote<dp>76,0,0,0,0—>

1. Десять правил этикета в интернет пространстве

p, blockquote<dp>77,0,0,0,0—>

2. Этикет в социальных сетях

p, blockquote<dp>78,0,0,0,0—>

3. Неписаные правила СМС-общения

p, blockquote<dp>79,0,0,0,0—>

4. Что такое посткроссинг

p, blockquote<dp>80,0,0,0,0—> p, blockquote<dp>81,0,0,0,1—>

5. А5 самый простой онлайновый редактор, который Вы когда-либо видели

after—></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp></dp>

Основы e-mail

Основными почтовыми протоколами в Интернете (не считая частных протоколов, шлюзуемых или туннелируемых через Интернет) являются SMTP (Simple Mail Transport Protocol), POP (Post Office Protocol) и IMAP (Internet Mail Access Protocol).

SMTP

SMTP — это почтовый протокол хост-хост. SMTP-сервер принимает письма от других систем и сохраняет их в почтовых ящиках пользователей. Сохраненные письма могут быть прочитаны несколькими способами. Пользователи с интерактивным доступом на почтовом сервере могут читать почту с помощью локальных почтовых приложений. Пользователи на других системах могут загрузить свои письма с помощью программ-почтовых клиентов по протоколам POP3 и IMAP.

UNIX-хосты сделали самым популярным SMTP. Широко используемыми SMTP-серверами являются Sendmail, Smail, MMDF и PP. Самым популярным SMTP-сервером в Unixе является Sendmail, написанный Брайаном Эллманом. Он поддерживает создание очередей сообщений, переписывание заголовков писем, алиасы, списки рассылки и т.д. Обычно он конфигурируется так, что должен работать как привилегированный процесс. Это означает, что если его защиту можно будет обойти каким-нибудь способом, атакующий сможет нанести вред, далеко превышающий удаление электронных писем.

POP

POP — это самый популярный протокол приема электронной почты. POP-сервер позволяет POP-клиенту загрузить письма, которые были получены им от другого почтового сервера. Клиенты могут загрузить все сообщения или только те, которые они еще не читали. Он не поддерживает удаление сообщений перед загрузкой на основе атрибутов сообщения, таких как адрес отправителя или получателя. POP версии 2 поддерживает аутентификацию пользователя с помощью пароля, но пароль передается серверу в открытом (незашифрованном) виде.

POP версии 3 предоставляет дополнительный метод аутентификации, называемый APOP, который прячет пароль. Некоторые реализации POP могут использовать Kerberos для аутентификации.

IMAP

IMAP — это самый новый, и поэтому менее популярный протокол чтения электронной почты.

Как сказано в RFC:

IMAP4rev1 поддерживает операции создания, удаления, переименования почтовых ящиков; проверки поступления новых писем; оперативное удаление писем; установку и сброс флагов операций; разбор заголовков в формате RFC-822 и MIME-IMB; поиск среди писем; выборочное чтение писем.

IMAP более удобен для чтения почты в путешествии, чем POP, так как сообщения могут быть оставлены на сервере, что избавляет от необходимости синхронизировать списки прочитанных писем на локальном хосте и на сервере.

MIME

MIME — это сокращение для Многоцелевых расширений интернетовской почты (Multipurpose Internet Mail Extensions). Как сказано в RFC 2045, он переопределяет формат сообщений электронной почты, чтобы позволить:

• Передачу текстов в кодировке, отличной от US-ASCII
• Передачу в письме нетекстовой информации в различных форматах
• Сообщения из нескольких частей
• Передачу в заголовке письма информации в кодировке, отличной от US-ASCII

Он может использоваться для поддержки таких средств безопасности, как цифровые подписи и шифрованные сообщения. Он также позволяет посылать по почте выполняемые файлы, зараженные вирусами, или письма с РПС.

Как и веб-браузеры, программы чтения почты могут быть сконфигурированы автоматически запускать приложения-помощники для обработки определенных типов MIME-сообщений.

Досуг

ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ

* * * ЧАЙ С ВАРЕНЬЕМ

Жизнь прожить — не поле перейти.

Ах, зачем его переходить?

Может, просто так на полпути

Дом построить, садик засадить.

То, что было, было и прошло,

То, что будет, так тому и быть

Богатство наше и наследство

Паскудам розданы за грош.

И не было сражений бранных,

А просто шарик тихо сдут.

Кто сказал, что глупо и смешно

В этом доме надолго застыть?

Без особых радостей и бед

На террасе чай с вареньем пить

И глядеть задумчиво вослед —

Тем, кто будет дальше проходить.

В  В  В  В  Алексей ЕРМИЛОВ, В  В  В  «ПЕРВОНАЧАЛЬНОЕ ЖЕЛАНЬЕ» * * *

Основные термины, сокращения и определения

• Администратор ИС – технический специалист, обеспечивает ввод в эксплуатацию, поддержку и последующий вывод из эксплуатации ПО.
• АРМ – автоматизированное рабочее место пользователя (персональный компьютер с прикладным ПО) для выполнения определенной производственной задачи.
• ИБ – информационная безопасность – комплекс организационно-технических мероприятий, обеспечивающих конфиденциальность, целостность и доступность информации.
• ИС – информационная система Организации – система, обеспечивающая хранение, обработку, преобразование и передачу информации Организации с использованием компьютерной и другой техники.
• ИТ – информационные технологии – совокупность методов и процессов, обеспечивающих хранение, обработку, преобразование и передачу информации Организации с использованием средств компьютерной и другой техники.
• Паспорт ПК – документ, содержащий полный перечень оборудования и программного обеспечения АРМ.
• ПК – персональный компьютер.
• ПО – программное обеспечение вычислительной техники.
• ПО вредоносное – ПО или изменения в ПО, приводящие к нарушению конфиденциальности, целостности и доступности информации.
• ПО коммерческое – ПО сторонних производителей (правообладателей). Предоставляется в пользование на возмездной (платной) основе.
• Пользователь – работник Организации, использующий электронную почту для выполнения своих должностных обязанностей.
• Почтовый клиент – ПО, входящее в состав АРМ пользователя ИС, предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений электронной почты.
• Почтовый сервер – сервер электронной почты – ПО, осуществляющее обработку и передачу почтовых сообщений между АРМ ИС Организации, а также общедоступных сетей – Интернет.
• Организация – «ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ».
• Отправитель – работник Организации, осуществляющий пересылку электронных сообщений получателю посредством электронной почты.
• Получатель – работник Организации, которому адресовано электронное сообщение, пересылаемое отправителем посредством электронной почты.
• Реестр – документ «Реестр разрешенного к использованию ПО». Содержит перечень коммерческого ПО, разрешенного к использованию в Организации.
• Третья сторона – лицо или организация, считающаяся независимой по отношению к «ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ».
• Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
• Электронная почта – сервис обмена электронными сообщениями в рамках ИС Организации (внутренняя электронная почта) и общедоступных сетей Интернет (внешняя электронная почта).
• Электронный почтовый ящик – персональное пространство на почтовом сервере, в котором хранятся электронные сообщения.
• Электронное почтовое сообщение – сообщение, формируемое отправителем с помощью почтового клиента и предназначенное для передачи получателю посредством электронной почты.

Порядок использования электронной почты

3.1. Электронная почта используется для обмена в рамках ИС Организации (внутренняя электронная почта) и общедоступных сетей (внешняя электронная почта) служебной информацией в виде электронных сообщений и документов в электронном виде.

3.2. Для обеспечения функционирования электронной почты допускается применение коммерческого ПО, входящего в Реестр разрешенного к использованию ПО и указанного в Паспорте ПК.

3.3. Обеспечение функционирования сервиса электронной почты осуществляется специалистами отдела ИТ.

3.4. Доступ работников Организации к внутренней электронной почте предоставляется при подключении АРМ к ИС Организации. Доступ работников Организации к внешней электронной почте предоставляется при подключении АРМ к сети Интернет.

3.5. При использовании электронной почты необходимо:

3.5.1. Соблюдать требования настоящего Положения.

3.5.2. Использовать электронную почту исключительно для выполнения своих служебных обязанностей.

3.5.3. Перед отправкой сообщения проверять правильность введенного электронного адреса получателя.

3.5.4. Ставить в известность администраторов ИС о любых фактах нарушения требований настоящего Положения.

3.6. При использовании электронной почты запрещено:

3.6.1. Использовать электронную почту в личных целях.

3.6.3. Передавать электронные сообщения, содержащие:

3.6.3.1. Конфиденциальную информацию, а также информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением случаев, когда это входит в служебные обязанности отправителя и способ передачи является безопасным, согласованным с администраторами ИС заранее.

3.6.3.2. Информацию, полностью или частично, защищенную авторскими или другим правами, без разрешения владельца.

3.6.3.3. Информацию, файлы или ПО, способные нарушить или ограничить функциональность любых программных и аппаратных средств, а также осуществить несанкционированный доступ, а также ссылки на вышеуказанную информацию.

3.6.3.4. Угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности и т.д.

3.6.4. Переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы входящих электронных сообщений, полученных от неизвестных отправителей.

3.6.5. По собственной инициативе осуществлять рассылку (в том числе и массовую) электронных сообщений (если рассылка не связана с выполнением служебных обязанностей).

3.6.6. Использовать адрес электронной почты для оформления подписки на периодическую рассылку материалов из сети Интернет, не связанных с исполнением служебных обязанностей.

3.6.7. Публиковать свой электронный адрес, либо электронный адрес других работников Организации на общедоступных Интернет-ресурсах (форумы, конференции и т.п.).

3.6.8. Предоставлять работникам Организации (за исключением администраторов ИС) и третьим лицам доступ к своему электронному почтовому ящику.

3.6.9. Шифровать электронные сообщения без предварительного согласования с администраторами ИС.

3.6.10. Перенаправлять электронные сообщения с личных почтовых ящиков на корпоративный.

3.7. Организация оставляет за собой право доступа к электронным сообщениям работников с целью их архивирования и централизованного хранения, а также мониторинга выполнения требований настоящего Положения.

3.8. При подозрении работника Организации в нецелевом использовании электронной почты инициализируется служебная проверка, проводимая комиссией, состав которой определяется Руководителем Организации.

3.9. По факту выясненных обстоятельств составляется акт расследования инцидента и передается Руководителю структурного подразделения для принятия мер согласно локальным нормативным актам Организации и действующему законодательству. Акт расследования инцидента и сведения о принятых мерах подлежат передаче в отдел ИТ.

3.10. Все электронные сообщения и документы в электронном виде, передаваемые посредством электронной почты подлежат обязательной проверке на отсутствие вредоносного ПО.

Требования к оформлению электронного сообщения

4.1. При оформлении электронного сообщения необходимо заполнять следующие поля:

• адрес получателя;
• тема электронного сообщения;
• текст электронного сообщения (при необходимости, могут быть вложены различные файлы);
• подпись отправителя.

4.2. Формат подписи отправителя:

С уважением, <фамилия имя><должность><структурное подразделение Организации><наименование Организации><адрес><номера телефонов, мессенжеры, адреса электронной почты><сайт>

4.3. В почтовом клиенте существует возможность создания подписи и автоматической вставки ее в электронное сообщение. При необходимости можно создать несколько подписей для различных получателей.

4.4. При формировании ответов на полученные электронные сообщения можно использовать упрощенную подпись.

Используемые источники:

• https://www.inetgramotnost.ru/obshhenie-v-internet/10-pravil-etiketa-elektronnoj-pochty.html
• http://wiki.vspu.ru/users/tylygenova/wiki/index
• https://www.3vozrast.ru/article/dosug/hobby/2523/
• http://securitypolicy.ru/шаблоны/положение_электропочта