Андрей Смирнов
Время чтения: ~10 мин.
Просмотров: 78

Как создать гугл документ с общим доступом: обзор популярного сервиса от Google

Как работать в Google Docs: подробная инструкция по использованию для начинающих

Подпишись Оставь свой email, и ты будешь в числе первых получать новые подборки стайтей и приглашений на бесплатные вебинары. Действуй!

Полезные функции

Ну и напоследок хочу показать вам несколько полезных функций, которые, уверен, очень вам помогут.

  • Как создать доклад;

В галерее шаблонов присутствует огромное количество уже готовых файлов. Вам нужно только выбрать подходящий и внести свои данные. Галерея находится вот здесь:

nazhmite-galereya-shablonov-chtoby-otkryt-polnyy-spisok-faylov.jpg

Просто листаете вниз, пока не найдете подготовленные для докладов документы (их здесь несколько разновидностей, поэтому выбирайте на свой вкус и цвет):

kak-sozdat-doklad.jpg

  • Как создать резюме;

Резюме создается по тому же принципу, что и доклады. Открываете галерею:

nazhmite-galereya-shablonov-chtoby-otkryt-polnyy-spisok-faylov.jpg

И листаете вниз, пока не найдете готовые шаблоны:

kak-sozdat-rezyume.jpg

  • Как создать копию гугл документа;

Для этого откройте необходимый документ и нажмите «Файл» в меню сверху слева:

Выберите «Создать копию»:

  • Как создать таблицу;

Для этого откройте файл и нажмите «Вставка» в меню сверху:

Выберите таблицы:

И перетягивая курсор укажите количество столбцов и строк:

  • Как скачать файл.

Снова нажмите «Файл» в меню сверху:

Наведите на «Скачать» и выберите формат:

Регистрация и начало работы

Для того чтобы начать создавать Google документы или таблицы с общим доступом необходима gmail почта. Если таковая имеется, можете смело переходить к следующему пункту. Если нет, вот вам небольшая инструкция по регистрации:

  • Зайдите на страничку поиска от Google и нажмите «Почта». В появившимся окне выберите создать аккаунт:

1-1.png

  • И пройдите небольшую регистрацию (в два шага), заполнив необходимые поля:

2-1.png

Когда закончите вас должны будут перекинуть в почтовый ящик. На этом с регистрацией все, можно с чистой совестью приступать к работе.

Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google

Онлайн документы — очень полезный сервис от Google, являющийся неким аналогом Microsoft Word. Если знаете, как в нем работать, то он способен значительно облегчить жизнь вебмастеру, фрилансеру и просто удаленному сотруднику.

А вот основные плюсы, которые я выявил за время работы:

имеют практически идентичные с Microsoft Word интерфейсы, а значит не придется долго разбираться в особенностях работы (у меня на это ушло буквально пол часа)разобравшись в том, как сделать ссылку на ваш файл, сможете открыть общий доступ для нанятого фрилансера и проверять ход выполнения заказа прямо в процессе работыоплатив заказ общий доступ так же легко закрывается от постороннихбудучи фрилансером или удаленным сотрудником можно создать свое резюме и портфолио, а так же поделиться ими с работодателем, который, уверен, будет очень счастлив, что не пришлось скачивать кучу файловиспользуя встроенную функция комментирования вы легко можете попросить исполнителя внести правки и избежите таким образом простоя, возникающего в случае отправки задания на доработкугугл документы предусматривают простую интеграцию статей и таблиц на ваш сайт без необходимости дополнительного редактирования и тем самым экономят кучу временисервис абсолютно бесплатный

Существует еще один достаточно популярный и востребованный сервис от Google — таблицы (аналог Excel). Подробнее о нем можете прочитать вот в этой статье — гугл документы: таблицы.

Вам может быть интересно — «Что такое фриланс и почему работа через интернет становится все более популярной и востребованной?».

Как зарегистрироваться в личном кабинете Гугл Документы

Чтобы пройти процедуру регистрации, можно воспользоваться стандартной схемой. Ее предлагает большинство компаний, предлагающих своим пользователям бесплатную услугу личного кабинета.

Основные этапы регистрации:

  • Переход на главную страницу сайта. Вверху вы найдете фразу «Личный кабинет». На нее нужно кликнуть. Пользователь может заходить как через браузер на компьютере или ноутбуке, так и получать доступ с портативного гаджета – планшета или смартфона.
  • Указание личных данных. Фамилия, имя и отчество, номер телефона, адрес электронной почты нужны для вашей идентификации и подтверждения, что вы действительно клиент компании.
  • Пароль, подтверждение пароля или по смс, или по электронной почте. Сейчас практикуются две схемы авторизации, которые периодически взаимозаменяются.

В среднем, чтобы пройти процедуру регистрации в личном кабинете, вам понадобится не больше пяти минут.

После завершения регистрации сразу можно заходить в личный кабинет и пользоваться функционалом. Личный кабинет предназначен для того, чтобы человек мог без обращения к представительству компании делать то, что ему необходимо.

Интерфейс сайта google docs простой, а указывать много своих данных не придется. Внутри предусмотрены разные разделы и инструменты для удобства.

Интеграция с Google Keep

Кип представляет собой сервис для записи заметок. В нем есть возможность оставлять различные короткие тексты и напоминалки по рабочим и личным делам, хранить памятные фотографии и даже URL на важные статьи и ресурсы в сети. Все это доступно в Google Docs.

Открывается панель кипера просто — выделяется часть текста или изображение, затем кликаем правую кнопку мышки и выбираем опцию “Сохранить в Google Keep”. Каждая из заметок доступна для вставки в основной текстовый контент файла.

Полезные сервисы в Google Docs

В системе есть 4 полезных функции, которые способны облегчить работу с текстовым контентом. Запустить их можно из вкладки “Инструменты”.

Первый — Статистика. Полезная функция для SEOВ копирайтеров и тех, кому важно количество символов в тексте. Показывает сводку данных — сколько написано слов, страниц, букв и знаков без пробелов.

“Проверка оптимизацииВ правописания” — еще один инструмент, который показывает все ошибочно написанные слова и предлагает различные варианты исправления. Это позволяет допускать меньшее количество ошибок и вовремя их исправлять.

Из недостатков — в самом начале работы в интернете словарный запас системы маловат, а потому стоит потрудиться над тем, чтобы добавлять нужные вам термины в пользовательский словарь.

Автозамена открывается с помощью вкладки “Настройки”. Одни символы можно заменять на другие и наоборот. Например, дефис на типе или одни скобки на другие.

Голосовой ввод, о котором говорилось ранее — волшебный инструмент, позволяющий отдохнуть глазам и написать текст без помощи рук. Со сложными словами могут возникнуть трудности, но простая речь воспринимается сервисом очень просто.

Распознаются команды “абзац”, “новая строка” и “воскл. знак”, “вопросительный знак”.

Во время записи значок с картинкой микрофона горит красным, а во время паузы серый.

152-52a8b6080db81839a65d8269d184e1f1.jpg

Создаем гугл документ с общим доступом

А теперь настала пора узнать, как создать Google документ с общим доступом.

Вам может быть интересно — «Как можно заработать на фотографиях через интернет?».

Открываем Google Docs

Не важно, находитесь вы сейчас в почтовом ящике gmail или на страничке с поиском от Google, просто нажмите в правом верхнем углу кнопку в виде 9 небольших квадратиков и в появившимся окне щелкните «Еще»:

3.1.png

У вас раскроется полное меню со всеми вкладками, где смело нажимайте на «Документы»:

4-1.png

Тадааам, вы в документах. Можете посмотреть краткий обзор, подготовленный сотрудниками. Поможет разобраться с интерфейсом. Кстати, представленные здесь шаблоны порой бывают очень полезными и экономят время, поэтому, советую их тщательно изучить.

Создаем новый документ

Смело нажимайте «Пустой файл» (красная стрелочка на скриншоте ниже):

8.2.png

Если вам вдруг мало представленных шаблонов, можете нажать на кнопку «Галерея шаблонов» (показана на скриншоте выше) и открыть весь список.

Прямо сейчас вы находитесь в новом документе. Как видите, внешне это практически точная копия Microsoft Word, да и набор функций почти такой же.

kak-vyglyadit-tolko-chto-sozdannyy-gugl-dokument-google-docs.jpg

Первым делом введите название в специальное поле слева сверху, над меню. Без этого не сможете открыть общий доступ. Впрочем, нажав на кнопку «Настройки доступа» вас все равно попросят это сделать.

Открываем доступ к файлу

Итак, допустим вы наняли фрилансера и хотите, чтобы он работал в заранее созданном файле. Для этого понадобится специальная ссылка (или пригласите его, введя адрес почты в специальное поле. О том, как это сделать распишу чуть ниже), найти которую можно в настройках доступа. И еще раз повторюсь, не забудьте ввести название!

9-1.png

Нажав «Настройки доступа» выскочит специальное меню состоящее из двух блоков:

  1. Верхний блок нужен, чтобы приглашать людей посредством ввода их почты;
  2. Нижний блок создает ссылку-приглашение.

В первую очередь разберемся с верхним блоком. Тут все просто и вам нужно только ввести email нужного человека. После этого появится специальное поле, в котором вы сможете написать сообщение, а также выставить его права: читатель, комментатор, редактор.

Когда все будет готово, нажмите «Отправить». Через некоторое время ему придет приглашение и ваше сообщение.

Еще один важный момент, о котором я должен упомянуть — это настройки. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку справа сверху. Сделав это перед вами откроется меню с двумя пунктами, которые можно включить или выключить поставив галочки:

Так-с, тут закончили. Теперь перейдем к блоку номер два, который нужен, чтобы создать ссылку-приглашение. Для этого нажмите на слова «Скопировать ссылку» и перед вами откроется нужная форма, в которой будет искомая ссылка, а также настройка прав:

Поставив «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» выставите права: читатель, комментатор, редактор.

Закончив, не забудьте скопировать ссылку и отправить ее фрилансеру. Ну, или выложить в свою группу ВК, телеграмм и т.д.

Вам может быть интересно — «Как пользоваться ВКонтакте: подробнейший гайд на все случаи жизни».

Преимущества и недостатки Гугл Документов

Сравнивать Google Документы можно только с его главным конкурентом оффлайн — Вордом. По сравнению с ним главными плюсами сервиса являются:

  1. Отсутствие платы за использование. Для домашнего пользования можно устанавливать и пиратскую версию Word, но если вы серьезная организация, то в коммерческих целях необходимо приобрести лицензию. Ведь иначе можно получить штраф. Документы бесплатны, они не ограничивают пользователя.
  2. Вся информация храниться в облаке. При зависании компьютера, внезапном отключении света и прочим операции останутся сохраненными. Ворд также может работать с облаком, но это нужно дополнительно настраивать.
  3. Обмен файлами очень простой. Для того чтобы другой человек ознакомился с вашим текстом достаточно сбросить ему ссылку на него. Такой подход к расшариванию помогает экономить много времени владельцу документа и другим участникам.
  4. Коллективная работа. Работать над одним документом может одновременно группа из нескольких человек.
  5. История изменений. Если вы удалили что-то действительно важное, но потом передумали, не нужно будет много раз нажимать на команду Ctrl+Z.
  6. Использование голосового ввода. Если глаза устали, то можно включить голосовой ввод, который отлично распознает речь.

Несмотря на такое количество положительных качеств, у Google Docs также есть и недостатки. К ним относятся:

  • полная зависимость от аккаунта, который привязан в Гугл;
  • медленная работа;
  • работа зависит от разработчика;
  • без доступа к интернету нельзя открыть файлы за исключением тех, что хранятся в кэше.

Часто те, кто активно пользовался Вордом отказываются от него полностью и переходят на Google Документы.

26-6adb8581def4d6d25885400f5b4cfee1.jpg

Расширенные возможности работы с текстом

При помощи панели инструментов можно производить множество операций. Среди них:

  • печать документа;
  • отмена крайнего действия или повторение предыдущего;
  • копирование текущего форматирования текста;
  • масштаб документа;
  • использование различных стилей (заголовки и подзаголовки);
  • размер текста и шрифт;
  • включение и выключение особых стилей и эффектов;
  • выравнивание содержимого по краям или центру;
  • добавление комментариев к тексту “на полях”;
  • вставка гиперссылки в любую часть текста;
  • списки;
  • очищение текущего форматирования;
  • настройка межстрочного интервала;
  • разные способы ввода (печать или голосом).

Некоторые из функций доступны во вкладке “Дополнительно” и не присутствуют на панели инструментов.

65-fce4aeccf55e0035405c64324e646c78.jpg

Способы работы с графическими объектами

В текстовый документ можно вставить любую картинку или иллюстрацию, которая стала бы выгодным дополнением к тексту. Первый способ это сделать — просто скопировать изображение и вставить в необходимое место. Другой способ — нажать “Вставить — Картинку”.

С помощью вызова контекстного меню “Настройка изображения” задаются параметры яркости, контрастности и цветопередачи картинки. Графический объект можно обрезать по своему усмотрению, настроить цветовую гамму, убрать излишки красного или зеленого цвета на фото.

Это удобно, так как не нужно пользоваться сторонними ресурсами для корректировки. Все операции можно произвести прямо в документе самому или коллективными силами.

378-cb7c9b34b45bc7fd80ac4698aafc0291.jpg

С чего начать работу

Начинать работу с документами следует с регистрации в сервисе Гугл Gmail. Сразу же после заполнения всех полей и подтверждения адреса сервис становится доступен всем желающим.

Чтобы сделать файл нужно навести курсор на крестик внизу экрана или кликнуть на кнопку “Создать — Новый документ”. Открывается новая вкладка, которая по внешнему функционалу очень напоминает Ворд. В ней можно работать с текстом.

Если ранее какие-то документы создавались вами, то следует их просто открыть и продолжить работу с того места, на котором вы остановились. Вернуться в меню главного экрана можно, щелкнув по логотипу.

Все созданные файлы сохраняются на Гугл Диске автоматически, кнопкой “Сохранить как” пользоваться совсем необязательно. Для переименования дока необходимо нажать на название (по умолчанию системой используется “Новый документ”) и просто ввести свое.

С Гугл Gocs не нужно заботиться о нажатии клавиши “Сохранить”. Каждый шаг, новая записанная буква или цифра — все это остается и сохраняется каждую секунду. А потому вы не потеряете ни слова из своего файла.

626-7b72d13490ac0a2fd5c7487b0905a2ba.jpg

Документы можно систематизировать по своему усмотрению. В Google Drive можно создавать папки как в стандартном проводнике Майкрософт. Если же текстовый файл вам нужен в компьютере, то можно скачать его. Вызовите меню правой кнопкой мыши и нажмите “Скачать”.

Используемые источники:

  • https://www.obrazstroy.ru/blog/google-docs/
  • https://iflife.ru/dlya-novichka/kak-sozdat-gugl-dokument-s-obschim-dostupom/
  • https://kabinetv.ru/google-docs/
  • https://livesurf.ru/zhurnal/6430-polnoe-rukovodstvo-po-gugl-dokumentam-vse-o-chem-vy-boyalis-sprosit.html

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации