35 ответов на вопросы про онлайн-кассы для интернет-магазинов и сервисов

Облачная касса для интернет-магазина: обзор лучших систем

Мы свяжемся с вами как можно скорее!

Что такое онлайн-касса

Это кассовый аппарат, подключенный к сети Интернет. Зачем? Для передачи данных в налоговую и покупателю. Теперь копия каждого чека летит в налоговую через облачный сервис. По требованию покупателя чек в электронном виде может отправляться ему по электронке или в смс-сообщении.

В этой цепи есть промежуточное звено — оператор фискальных данных, или ОФД. Все чеки передаются в налоговую и покупателю через него. Для этого нужно заключить с ОФД договор на обслуживание. Оператор не только является перевалочным пунктом чеков из пункта “а” в пункт “б”, но и хранит все чеки на своих серверах. В самом кассовом аппарате тоже есть небольшое хранилище — фискальный накопитель.

Как и прежде, кассовый аппарат нужно регистрировать в налоговых органах. Есть несколько способов сделать это, ниже мы остановимся на них подробнее.

Виды эквайринга:

Торговый

Покупки оплачивают с пластиковой карты, оснащенной магнитной полосой, чипом или бесконтактного платежного средства при помощи эквайрингового терминала

Мобильный

Позволяет принимать оплату покупок при помощи мобильного телефона, планшета. Для этого к гаджету подключают mPOS-терминал

Интернет-эквайринг

Прием безналичных платежей с электронного кошелька, виртуальной или пластиковой карты. Дополнительного оборудования не требуется. Данные платежных инструментов вводят в специальную платежную форму

Онлайн-касса для сайта и обычного магазина. В чем разница?

Чем интернет-магазин отличается от простого, с прилавками и продавщицей? Да ничем. Разница лишь в том, что витрины виртуальные, а корзина для покупок представляет собой ярлычок, и товаров туда поместится гораздо больше, чем в грузовик.

Главная разница между простым и интернет-магазином начинается в способах оплаты товара. Если в магазине таких способов два — наличка и банковская карта, то в онлайн-торговле вариантов расплатиться с продавцом гораздо больше. Безналичный расчет, платежные системы Qiwi и Webmoney, “Почта России”, курьер — вот только малая их часть. Отсюда и различия в правилах использования новой ККТ, моделях самих кассовых аппаратов и принципах их работы.

Как происходит покупка в обычном магазине? Покупатель выбирает товар и оплачивает его. Сразу после этого продавец-кассир пробивает кассовый чек и отдает его клиенту. Если тот попросит, продавец обязан еще и отправить электронную копию документа покупателю на электронную почту или в смс-сообщении.

Клиенты стоят в очереди на кассу и обслуживаются поочередно — один за другим. Оффлайн магазин может работать как круглосуточно, так и по определенному режиму, например с 10 до 22:00. После этого времени магазин закрывается, а вместе с ним закрывается смена кассового аппарата и купить ничего нельзя.

В интернет-магазине все гораздо сложнее. Во-первых, они работают круглосуточно, без обеда, выходных и праздничных дней. Покупку можно совершить в любое время дня или ночи. Во-вторых, товар на сайте могут оплачивать одновременно несколько человек. В-третьих, бумажных чеков здесь не будет — только электронные.

Поэтому поставить дома или в офисе обычный кассовый аппарат для оффлайн-магазина и пробивать на нем чеки для интернет-покупок невозможно. Кассир просто не справится с большим наплывом покупателей. К тому же кассир должен быть не один, а несколько. Режим работы-то круглосуточный — продавцы должны работать посменно все 24 часа. Но даже в этом случае они могут не успевать отправлять чеки всем покупателям в момент совершения оплаты. Просто физически нереально делать это вручную.

Единственный выход для онлайн-торговли — это кассовый аппарат, работающий полностью в автоматическом режиме. Никаких кассиров, ручного ввода данных и бумажных чеков. Устройство должно самостоятельно отправлять фискальные документы сразу после совершения клиентом оплаты и поступления денег на ваш расчетный счет.

Подведем итоги. Итак, к онлайн-кассе для интернет-магазина предъявляются следующие требования:

• автоматическое обслуживание клиентов 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году;
• интеграция с системой управления сайтом и банковским счетом;
• интеграция с платежными сервисами.

На рынке контрольно-кассового оборудования есть несколько вариантов решений, удовлетворяющих всем этим требованиям. Начнем с самого продвинутого на данный момент.

Как покупатель получает электронный чек

Перед оплатой покупатель оставляет свой номер телефона или адрес электронной почты и получает ссылку на электронный чек.

Через мобильное приложение

Покупатель считывает QR-код с бумажного чека с помощью телефона. В приложении сохраняются все просмотренные чеки.

На сайте ОФД

Для проверки чека, на сайте ОФД в специальной форме необходимо ввести фискальный признак документа, номер ККТ и накопителя.

Продавец обязан отправить электронный чек, если покупатель об этом попросил и оставил e-mail или номер телефона.

Формирование чеков

1.  Есть ли при оплате товаров через интернет какой-либо временной срок, в течение которого нужно напечатать чек и передать его оператору фискальных данных (ОФД). Например, 5 минут с момента оплаты? Никаких задержек по времени быть не должно. По новому закону чек должен направляться ОФД сразу после его формирования.  2.  Нужно ли формировать новый чек, если покупатель ввел электронный адрес и телефон с ошибкой и заметил это уже после оплаты?   Если покупатель ошибся, то и ответственность на нем. Формировать новый чек не нужно, ведь это приведет к его задвоению. Просто назовите покупателю параметры чека, по которым он может найти его в электронном формате (в ОФД, или мобильном приложении «Проверка кассового чека» для Android и iOS).3.  Нужно ли оформлять чек при возврате товара? По новым правилам операция возврата требует оформления чека. В такой ситуации для нового реквизита чека «Признак расчета» нужно выбрать значение «Возврат прихода».4.  Как оформлять чек при возврате не «день в день»? При любом возврате оформляется кассовый чек, в котором в реквизите «Признак расчета» выбирается значение «Возврат прихода». При этом возврат необязательно проводить день в день и можно делать на любой кассе организации (то есть необязательно на той же, на которой был сделан чек продажи).5.  QR-код на чеке печатается автоматически или для этого нужно включать специальные настройки?          На бумажной версии чека код печатается автоматически, но для этого нужно включить соответствующую настройку в кассе. А в случае отправки электронного чека, QR-код формирует оператор фискальных данных.6.  Если организация применяет упрощенную систему налогообложения, обязана ли она в чеке печатать номенклатуру полностью?        Если вы не продаете подакцизный товар и являетесь индивидуальным предпринимателем, то можете не указывать в чеке название и количество товара вплоть до 01.02.2021 года.7.  Какие данные о кассире, кроме ФИО, должны быть обязательно указаны в чеке? Помимо ФИО кассира указывается его должность. В электронной версии чека, отправляемой в ОФД, в форматах ФФД 1.05 и 1.1., также обязательно указывать ИНН кассира, если он есть. В случае применения кассы в безоператорном режиме (расчеты в интернете, платежные терминалы и вендинг) на чеке необходимо печатать/отображать номер автомата. 8.  Нужно ли в случае применения онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста? Если вы применяете онлайн-кассу, то журнал кассира-операциониста вести не нужно. Этот момент разъясняется в письме МинФин 16.09.2016 № 03-01-15/5441.9.  Если в договоре с ОФД не предусмотрена передача чека покупателю, кто должен передавать его: онлайн-касса (АТОЛ) или сама компания должна предусмотреть такую возможность?           Компания должна предусмотреть такую возможность сама.  

Эвотор 7.3

• Стоимость аренды: от 1300 рублей.
• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 8–14 часов от аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С», программами лояльности.
• Есть драйверы для весов, разъём для подключения денежного ящика, сканеров штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты и устройств печати этикеток.

Подходит для торговли в стационарных торговых точках с возможностью автономной работы.

Сколько стоят онлайн-кассы

Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.

Самый дешёвый вариант — это автономные кассы: 12–20 тысяч рублей. Фискальные регистраторы стоят дороже, 15–40 тысяч рублей. Самые дорогие моноблоки, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.

Однако при выборе онлайн-кассы следует не ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.

Польза эквайринга:

• увеличение количества продаж и среднего чека
• улучшение качества и скорости обслуживания клиентов

• повышение лояльности и имиджа торговой точки
• защита от мошенников — исключает прием поддельных банкнот, кражи денег из кассы

Оборудование для эквайринга. Оформление в банке, настройка и доставка в любую точку РФ!Оставьте заявку и получите консультацию через 5 минут.

Нужна ли онлайн-касса при безналичных расчетах с физлицами

При расчетах по безналу юридические и физические лица-предприниматели обязаны применять онлайн-кассы:

с июля 2018 года:

при использовании электронных средств платежа;

с июля 2019 года:

при приеме платежей, осуществленных через кассира банка (по платежным поручениям)

Как теперь выглядит кассовый чек и БСО

БСО приравнивается к кассовому чеку. В них 24 обязательных поля и появилась новая номенклатура: наименование товара или услуги, их количество и официальный сайт налоговой. Чтобы печатать в чеке новую информацию придется устанавливать программное обеспечение для рабочего места кассира и товароучетную систему.

Если вы ИП на ПСН, УСН, ЕСХН или ЕНВД, то до 1.02.2021 не обязаны указывать в чеке наименование и количество товара или услуг. Это не относится к тем, кто торгует подакцизными товарами.

Особенности применения кассовых аппаратов для продажи товаров/услуг через интернет

10.  Может ли интернет-магазин не покупать/не арендовать кассу и при этом работать в соответствии с 54-ФЗ с 1 июля 2017 года? Да, возможны два варианта:

• Использовать внешнюю службу доставки. Если покупатель платит наличными при доставке, кассу должен использовать курьер, который передает товар.  
• Использовать безналичный расчет (интернет-банкинг). В случае когда деньги передаются на счет интернет-магазина без использования карты, касса до 01 июля 2018 года не нужна.

11.  Можно ли кассу с маркировкой «Ф» использовать для расчетов в интернете? Да, можно. Для расчетов в интернете можно использовать любую из онлайн-касс – они позволяют формировать как электронный, так и бумажный чек. Например, у касс АТОЛ можно отключить функцию обязательной печати бумажного чека и использовать ее и на точке выдачи товара, и для расчетов в интернете.ККТ АТОЛ 30Ф+12.  У нас книжный интернет-магазин. Оффлайн-магазинов нет, кассиров нет. Можно ли использовать (или как-то настроить) физическую ККТ, которая бы принимала информацию от сайта (удаленный хостинг), на котором пользователь покупает товар, и отправляла ее в ОФД? Именно так и должна работать в интернете любая касса, чтобы выполнить требования закона об отправке чека в момент расчета. Так функционирует и сервис АТОЛ Онлайн. Все происходит автоматически без участия оператора (кассира). Главное – чтобы CMS сайта (или используемый платежный агрегатор) были интегрированы с кассой.13.  Распространяются ли на интернет-магазины положения статьи 7 пункт 9 федерального закона №290 ФЗ от 03.07.2016 о возможности не применять контрольно-кассовую технику до 01 июля 2018 года? Ранее она не применялась, и это не противоречило закону. Это зависит от того, какой способ оплаты вы используете. Если оплата происходит с использованием электронных средств платежа без ввода данных платежной карты (например, электронные кошельки, перевод от физического лица через онлайн-банк или отделение банка), то до 01.07.2018 касса не требуется. 14.  Необходимо ли применять онлайн-кассу, если мы не продаем товары, а оказываем услуги в виде размещения рекламы на нашем сайте. Оплата услуги возможна, в частности, через платежные агрегаторы и только физическими лицами. Пока вы можете выдавать бланк строгой отчетности (БСО). После 01.07.2018 необходимо будет применять кассу. Но в этом случае необходимо обеспечить передачу БСО покупателю в момент расчета, что достаточно затруднительно. Мы рекомендуем перейти уже сейчас на фискализацию расчетов и отправлять электронные чеки, который заменят БСО. 15.  Если наш продукт – инфобизнес и консультации, нужно ли применять онлайн-кассы? Да, нужно. Среди тех, кто освобожден от применения контрольно-кассовой техники (ККТ), таких категорий предпринимателей нет.16.  Можно ли использовать одну кассу для интернет-магазина и точки продажи? Да, можно. Одна и та же касса может и отправлять электронный чек покупателю при оплате товара онлайн, и печатать бумажный чек при расчете на точке продажи, но для этого потребуется соответствующее программное обеспечение. 17.  Кто должен выдавать чек при работе по системе дропшиппинг? Главное правило: кассу применяет тот, кто принимает оплату от покупателя. 18.  Если мы через платежные системы (иностранные) получаем электронные платежи в иностранной валюте от нерезидентов, должны ли мы выбивать кассовые чеки? Если да, то в какой валюте? Если вы ведете расчеты на территории РФ, то вы должны применять ККТ. Все чеки всегда оформляются только в рублях.

Автономная работа кассы нового образца

Вы находитесь в местности, удаленной от связи

Местные власти составляют перечни населенных пунктов, в которых нет интернета. Если вы попали в такой список, тогда не подписываете договор с ОФД и не передаете чеки.

Когда заканчивается срок работы ФН, относите его в налоговую и сдаете отчеты.

В списки не входят населенные пункты, численность которых более 10 000 человек.

Возникли временные проблемы с интернетом

Если временно пропал интернет, ККТ работает в автономном режиме и не передает чеки ОФД.

Фискальный накопитель хранит всю не отправленную информацию. Когда интернет появляется, все сохраненные данные передаются ОФД.

Если интернета нет дольше 30 дней, ФН перестает работать.

Иногда ККТ работает без интернета и не передает чеки в налоговую

Облачные технологии для интернет-торговли

Только представьте: вам не нужно покупать онлайн-кассу. Вы просто открываете интернет-магазин, внутри которого уже есть все для работы по закону № 54-ФЗ. В том числе и функция контрольно-кассового обслуживания покупателей. Пример такого сервиса — конструктор сайтов для интернет-магазинов InSales. Достаточно заказать такой интернет-ресурс, и вместе с ним вы получите облачный сервис, выполняющий работу онлайн-кассы.

Расскажем, как это работает. Для начала вспомним, что представляет из себя классический кассовый аппарат, который каждый из вас видел на витрине магазина. Это принтер кассовых чеков, экран, устройство для ввода информации — клавиатура или тач-скрин. Онлайн-касса имеет прошивку — компьютерную программу, на которой устройство работает.

Давайте смотреть, что из этого оборудования нужно для интернет-торговли. Принтер чеков выкидываем сразу — они нам не понадобятся. Эти документы отправляются клиентам только в цифровом формате. Клавиатура тоже не нужна — вся информация вводится не вручную, а автоматически с сайта. Выкидываем клавиатуру вслед за принтером чеков. Остается экран, на котором кассир видит ход операции. Интернет-магазину он также не понадобится — на него попросту некому будет смотреть.

Что у нас получилось в сухом остатке? Правильно — компьютерная программа, которая будет получать информацию о платежах и давать команду на отправку электронных чеков покупателю. То есть для интернет-магазина физическая касса как отдельное устройство не нужна.

Есть небольшой нюанс с фискальных регистратором. Это небольшое хранилище информации, которое есть в каждой онлайн-кассе. Устройство хранит фискальные документы и отправляет их налоговикам. Фискальный накопитель — это сердце и главный элемент онлайн-кассы.

Как же решается вопрос с фискальным регистратором в случае применения облачных технологий? Очень просто. Устройство не обязательно должно находиться в офисе интернет-магазина или где бы то ни было еще. Его вполне можно разместить в любом месте — например, у оператора, предоставляющего облачный сервис. Таким образом получается, что все, что вам нужно — подключить услугу контрольно-кассового обслуживания и настроить интеграцию с сайтом.

Идеально подходит для

• розницы
• сферы услуг
• интернет-магазина
• фешн-индустрии
• курьерских служб
• выездной торговли

Подробнее

<sectidiv>

Что делать, если товар доставляет курьер и он же принимает оплату?

В таком случае вам понадобится переносная онлайн-касса. Она может работать без электричества — на аккумуляторной батарее. В интернет устройство выходит по протоколам мобильной сети. У некоторых моделей есть возможность подключения через wi-fi. Переносные онлайн-кассы имеют необходимый набор функций для приема оплаты. Многие из них принимают оплату пластиковой картой.

Главное достоинство мобильных касс — небольшие размеры и малый вес. Такая штука легко умещается в сумке или даже кармане. Главное — не забывать своевременно заряжать аккумулятор. Если курьеров несколько и все они работают одновременно, то кассовый аппарат нужен каждому из них.

Немного о подключении переносной кассы к интернету. Мобильные операторы Большой тройки — “Билайн”, “Мегафон” и “МТС” — предлагают тарифы, разработанные специально для онлайн-касс. Годовое обслуживание стоит примерно 100 рублей в месяц. Для подключения опции нужно заключить с оператором договор и приобрести сим-карту.

Кто может обойтись без онлайн-кассы

Рано или поздно кассу с фискальным накопителем придётся установить большинству предпринимателей: ФНС уверенно переходит на «цифру» и требует от бизнеса того же. С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.

Отсрочки

1 июля 2019 года закончились отсрочки для ИП на ЕНВД и патенте, у которых есть наёмные работники. Ещё на 2 года продлили отсрочку для ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства. Они могут работать без онлайн-касс до 1 июля 2021 года.

К примеру, если вы продаёте кофе навынос или булочки, которые печёте сами, онлайн-касса пока не нужна. Однако вы обязаны её установить, если кофе продаёт нанятый бариста, а булочки испёк кто-то другой.

Постоянные льготы

Вообще без онлайн-кассы могут обойтись лишь некоторые ИП. Например, собственники, сдающие в аренду квартиры с машиноместами, пункты ремонта обуви, продавцы бахил, мороженого, сезонных овощей (см. п. 2 ст. 2 54-ФЗ).

Без онлайн-касс могут обойтись ТСЖ, образовательные и спортивные организации, библиотеки и центры культуры и досуга, если получают деньги от ООО или ИП с помощью банковского перевода (см. п. 13 ст. 2 54-ФЗ).

Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является, онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить, даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.

Используемые источники:

• https://kassaofd.ru/blog/oblachnaya-kassa-dl-internet-magaz
• https://onlinekassa.pro/online-kassa-dlya-internet-magazina/
• https://online-kassa.ru/
• https://m.habr.com/ru/company/atol/blog/336056/
• https://www.sberbank.ru/ru/s_m_business/pro_business/kak-vybrat-onlajn-kassu-i-pomoch-svoemu-biznesu/

</sectidiv>