Андрей Смирнов
Время чтения: ~29 мин.
Просмотров: 165

Как сделать подпись в электронной почте

Зачем нужна подпись в электронном письме

Подпись в письме не только логически завершает сообщение, она выполняет еще несколько задач.

1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.

MIF-Contacts.png
Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.

Netology-Gignature.png
Подпись с логотипом компании

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:

Informal_Signature.png
Неформальная подпись в рассылке обучающих курсов
Formal_signature.png
Формальная подпись в рассылке психолога

4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.

Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.

socials-1.pngКнопки соцсетей в подписи

Добавление подписей к письмам

В рамках данной статьи мы уделим внимание исключительно процедуре добавления подписи путем ее включения через соответствующий раздел настроек. При этом правила и методы оформления, равно как и этап создания, полностью зависят от ваших требований и будут нами пропущены.

Читайте также: Добавляем подписи к письмам в Outlook

Gmail

После регистрации нового аккаунта на почтовом сервисе Google подпись к письмам не добавляется автоматически, но ее можно создать и включить вручную. За счет активации данной функции нужная информация будет прикрепляться к любым исходящим сообщениям.

  1. Откройте ваш почтовый ящик Gmail и в правом верхнем углу разверните меню, кликнув по иконке с изображением шестерни. Из данного списка необходимо выбрать пункт «Настройки».

Perehod-k-nastroykam-na-sayte-servisa-Gmail.png

Убедившись в успешном переходе на вкладку «Общие», пролистайте страницу до блока «Подпись». В представленное текстовое поле необходимо добавить содержимое вашей будущей подписи. Для ее оформления используйте расположенную выше панель инструментов. Также по необходимости можете включить добавление подписи перед содержимым ответных писем.</li>

Nastroyka-podpisi-dlya-pisem-na-sayte-servisa-Gmail.png

Пролистайте страницу дальше вниз и нажмите кнопку «Сохранить изменения».

Sohranenie-podpisi-dlya-pisem-na-sayte-servisa-Gmail.png

Для проверки результата без отправки письма достаточно перейти к окну «Написать». В данном случае информация будет расположена в основной текстовой области без разделений.</li>

Uspeshnoe-dobavlenie-podpisi-na-sayte-servisa-Gmail.png

</ol>

У подписей в рамках Gmail нет каких-то существенных ограничений по части объема, из-за чего ее можно сделать больше самого письма. Старайтесь не допускать подобного, составляя карточку максимально кратким образом.

Mail.ru

Процедура создания подписи для писем на данном почтовом сервисе почти не отличается от показанного нами выше. Однако в отличие от Gmail, Mail.ru позволяет создавать одновременно до трех различных шаблонов подписей, каждая из которых может быть выбрана на этапе отправки.

  1. После перехода на сайт почты Mail.ru, кликните по ссылке с адресом ящика в правом верхнем углу страницы и выберите пункт «Настройки почты».

    Perehod-k-nastroykam-pochtyi-na-sayte-Mail.ru_.png

    Отсюда необходимо перейти к разделу «Имя отправителя и подпись».

  2. В текстовое поле «Имя отправителя» укажите имя, которое будет отображаться у получателей всех ваших писем.
  3. С помощью блока «Подпись» укажите информацию, автоматически добавляемую к исходящей почте.
  4. Воспользуйтесь кнопкой «Добавить имя и подпись», чтобы указать до двух (не считая основного) дополнительных шаблонов.
  5. Для завершения редактирования нажмите кнопку «Сохранить» внизу страницы. Чтобы оценить внешний вид, откройте редактор новых писем. С помощью пункта «От кого» можно будет переключаться между всеми созданными подписями.

За счет предоставляемого редактора и отсутствия ограничений на размеры, можно создать множество красивых вариантов подписей.

Яндекс.Почта

Средство создания подписей на сайте почтового сервиса Яндекс аналогично обоим вышерассмотренным вариантам — здесь есть точно такой же в плане функциональности редактор и нет ограничений по объему указываемой информации. Настроить нужный блок можно в специальном разделе параметров. Более подробно об этом мы рассказали в отдельной статье на нашем сайте.

Подробнее: Добавление подписи на Яндекс.Почте

Rambler/почта

Последним ресурсом, который мы рассмотрим в рамках данной статьи, является Rambler/почта. Как и в случае с GMail здесь подпись у писем изначально отсутствует. Кроме того, в сравнении с любым другим сайтом, встроенный в Rambler/почту редактор весьма ограничен.

  1. Откройте почтовый ящик на сайте данного сервиса и на верхней панели нажмите кнопку «Настройки».
  2. В поле «Имя отправителя» введите имя или никнейм, который будет отображен у получателя.
  3. С помощью ниже представленного поля вы можете настроить подпись.

    Из-за отсутствия каких-либо инструментов создание красивой подписи становится затруднительным. Выйти из положения можно, переключившись к основному редактору писем на сайте.

    Здесь имеются все функции, которые вы могли встретить на других ресурсах. В рамках письма создайте шаблон для вашей подписи, выделите содержимое и нажмите «CTRL+C».

    Вернитесь к окну создания подписи для писем и вставьте ранее скопированные элементы оформления с помощью сочетания клавиш «CTRL+V». Содержимое будет добавлено не со всеми особенностями разметки, но все же это лучше, чем обычный текст.

Надеемся, вы смогли добиться требуемого результата, несмотря на ограниченное количество функций.

Что включать в подпись

В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.

При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать.

Имя, должность, название компании

Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.

Контактные данные

Обычно указывают ссылку на корпоративный сайт, телефон, email, физический адрес.

Email — в деловой переписке принято писать электронный адрес, хотя его и можно посмотреть в информации об отправителе. Это делают для удобства получателя, ведь сообщение может пересылаться и несколько раз. А если адрес в подписи указан, легче разобраться, кому отвечать.

Номер телефона стоит писать, если вы готовы принимать звонки. Не хотите, чтобы вам звонили — оставьте только email.

Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.

Ссылки на соцсети

В деловой подписи принято давать ссылки на соцсети — LinkedIn, Facebook, Instagram и так далее. Будьте готовы, что вам могут написать там сообщение. Поэтому указывайте аккаунты, которые часто проверяете. Если даете ссылки на личные профили в соцсетях, просмотрите ленту: насколько профессионально она выглядит, нет ли постов, которые сыграют не лучшую роль для вашего имиджа.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Настроить триггерные рассылки

Логотип

Для поддержки узнаваемости бренда или торговой марки в подпись включают логотип компании.

Фотография

Фото помогает сопоставить собеседника по переписке с реальным образом человека. Так общение воспринимается более личным.

Призыв к действию, цитата, важная новость

В одной-двух строках внизу подписи вы можете анонсировать вебинар, новую статью на блоге или какое-нибудь мероприятие.

Кому нужен «автограф»?

Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?

Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.

Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.

33344.jpg

Советы по созданию подписи в электронном письме

Как сделать подпись информативной и как продвигать себя или бизнес с помощью email подписи — расскажем в этом разделе.

1. Проявляйте заботу о получателе. Указывая телефон, пишите, какой это номер: личный, корпоративный, бесплатная линия. Так человеку проще настроиться на разговор, он будет знать, что именно ему ожидать «по ту сторону провода». Если даете корпоративный телефон, укажите и внутренний номер, чтобы с вами можно было связаться без объяснений с секретарем.

inf_in_signature.png
Уточнение информации для читателя в подписи

2. Используйте подпись как инструмент маркетинга. Подпись в письме тоже может продавать. В зависимости от сферы бизнеса, целей маркетинга, в подпись добавляют:

  • ссылки на мобильные приложения;
  • приглашение на вебинар, конференцию, презентацию;
  • анонс статьи в блоге или поста в соцсетях;
  • ссылку на портфолио;
  • информацию о сертификатах, наградах;
  • слоган или призыв к действию.

В подписи службы поддержки обучающего центра есть слоган «Спланируйте свое обучение на 2019 год!». Он заставляет задуматься об обучении и служит стимулом просмотреть другие курсы центра.

Call-to-action-in-signature.png
Слоган в подписи

3. Добавляйте метки и отслеживайте переходы по ссылкам. Так вы сможете определить, насколько хорошо работают баннеры или призывы к действию.

4. Используйте дизайн как отображение профессии. При оформлении ориентируйтесь не только на корпоративные цвета, но и на особенности бизнеса или профессии. Подумайте, как отобразить в подписи то, чем вы занимаетесь. Например, дизайнер в подписи может дать разработанный им логотип:

wisestamp-signature-for-graphic-designer-with-portfolio.jpg
Оформление подписи дизайнера

5. Призывайте к действию. Если люди четко понимают, каких действий от них ждут, они с большей вероятностью это сделают. Например, вместо фразы «Мы в соцсетях» лучше написать призыв к действию: «Лайкните страницу и читайте нас в соцсетях» или «Рекомендуйте статью»:

Finolog.png
Призыв к действию в подписи

6. Указывайте актуальные данные. Проверяйте, не устарел ли в подписи телефон, email, ссылки на соцсети. Также убедитесь, что ссылки кликабельны.

7. Не перегружайте подпись. Включите самую важную информацию — она должна уместиться в три-четыре строки. Для переписки с партнерами и подрядчиками лучше сделать отдельные подписи и в каждой дать соответствующую информацию.

8. Делите информацию на блоки. Когда информация разбита на блоки с помощью графических разделителей, это облегчает восприятие и читабельность.

В первом примере контактные данные никак не отделены и потому визуально сливаются:

no-graphic-delimiters.png
Информация в подписи без визуального разделения на блоки

Во втором примере данные разбиты на блоки, их удобнее читать:

Зонирование информации в подписи

Формула вежливости

В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:

1. Добрые напутствия:

— «удачного дня»;

— «хорошего вечера»;

— «всего доброго»;

— «всего хорошего»;

— «крупных продаж и благодарных клиентов»;

— «успехов Вам».

2. Фразы «из учебников по английскому языку»:

— «искренне Ваш(а)»;

— «с наилучшими пожеланиями».

3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».

33346.jpg

Как сделать подпись письма в Яндекс.Почте

Теперь добавим подпись в почтовый сервис, чтобы когда вы создавали письмо, она добавлялась автоматически.

Чтобы настроить автоматическую подпись в Яндекс.Почте, зайдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Личный данные, подпись, портрет»:

Yandex-Settings.png
Переход в раздел «Настройки» в Яндекс.Почте

В редакторе Яндекс.Почты вы можете:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пикселях и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить смайлик или цитату.
Yandex-Signature-1.png
Добавление подписи в Яндекс.Почте

Приложения для создания email-подписи

Wise Stamp

Wise Stamp – один из самых известных сервисов по созданию email-подписей. Имеет две версии: бесплатную и Pro, которая обойдется вам в 4 доллара в месяц. В Pro версии вы сможете убрать обязательную установку приложения для Gmail, получить три набора шаблонов (к базовому добавятся Professional, Vertical и Minimalistic) и другие инструменты дизайна, а также создавать собственные иконки социальных сетей.

Также существует Business-версия приложения. У нее есть бесплатный пробный период в 14 дней. Бизнес-версия позволяет создать всем вашим сотрудникам email-подпись в одном стиле: каждому сотруднику не придется отдельно регистрироваться и платить деньги. Интеграция с Google Analytics поможет отследить, насколько эффективно повлияли ссылки в подписях на рост трафика вашего сайта.

У сайта понятный, несложный интерфейс. Слева заполняем графы с информацией, справа настраиваем оформление. Даже редактор дизайна базовой версии тут позволяет менять практически все, вплоть до размера и цвета иконок соцсетей.

2016-09-29-08.PNG

New Old Stamp

Разработчик называет свой сервис «самым простым инструментом для создания email-подписей в мире».

У New Old Stamp две версии: бесплатная и Premium, в которой цена за одну подпись составляет 2 доллара. В Premium-версии расширены возможности редактора, доступно изменение размеров логотипов или фотографий, добавлено больше цветовых схем и иконок соцсетей.

В списке клиентов сервиса значатся Apple, Nestle, Opel и другие известные бренды.

Интерфейс приложения очень простой: в столбце слева заполняем графы с информацией, справа выбираем тему оформления. Нажимаем Save, выбираем почтовый клиент.

2016-09-29-09.PNG

HTMLsig

HTMLsig включает в себя три версии: бесплатную, Basic (5 долларов в месяц) и Pro (30 долларов в месяц). Возможность редактирования email-подписи, созданной в бесплатной версии, станет недоступна спустя 30 после создания. Также в этой версии доступно меньшее количество стилей оформления. Лимит подписей в версии Basic – 50 штук. Она также позволяет размещать ссылки на ваши приложения в App Store и создавать визитки в едином стиле для вашей команды. В Pro-версии нет ограничений по количеству создаваемых подписей, а для ваших сотрудников вы можете создавать целые генераторы подписей.

Редактор разбит на вкладки от основной информации до добавления ссылок на ваши приложения (последний пункт доступен только платно).

Первая вкладка, Main, предназначена для указания личной информации, а Social – для страниц в соцсетях. Disclaimer – по умолчанию это текст, объясняющий, что «в письме содержится информация личного характера и ее распространение запрещено» и так далее. Сам сайт называет такой дисклеймер «не только раздражающим, но и юридически бесполезным», но позволяет его добавить. Текст дисклеймера можно заменить на любой другой и использовать его в качестве подписи к Banner – следующей вкладке. Баннер – это кликабельная картинка. Загрузите картинку, укажите ссылку и готово.

2016-09-29-10.png

Следующей идет вкладка Style, она отвечает за изменение дизайна. Последняя вкладка Apps позволяет добавить ссылки на ваши приложения.

Hubspot Signature Generator

Hubspot Signature Generator – самый простой из перечисленных сервисов, и единственный полностью бесплатный. Минимальное количество функций не мешает создать неплохую email-подпись.

2016-09-29-13.PNG

Первая вкладка Main включает в себя главную информацию, Social – ссылки на аккаунты в социальных сетях, Style позволяет менять дизайн, а CTA – добавить «призыв к действию». Последняя вкладка Certification отвечает за указание ваших сертификатов от сайта Hubspot. Положение элементов подписи меняем в списке Choose a theme for your signature.

Готово!

После завершения создания подписи в любом из перечисленных сервисов, появляется окошко с готовой подписью, которую вам остается только поместить в ваш почтовый клиент.

2016-09-29-14.PNG

Как сделать подпись письма в Gmail

Чтобы добавить подпись в Gmail, войдите в свой аккаунт, нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу и перейдите в меню «Настройки»:

Gmail-Settings.png
Переход в раздел «Настройки» в Gmail

Сервис откроет вкладку «Общие». Прокрутите страницу вниз, чтобы увидеть поле для редактирования подписи. Теперь можно создать свою подпись.

Поле для вставки подписи в разделе «Настройки» в Gmail

В редакторе Gmail вы можете:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста (доступны только 4 размера — небольшой, обычный, крупный, огромный);
  • изменить цвет текста и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить цитату.
Gmail-Create-Signature.png
Добавление подписи в Gmail

Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?

Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.

Например:

— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.

или

— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.

33349.jpg

Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

— Всего доброго. Администрация.

— Целую. Пух.

— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.

Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:

— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».

— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».

— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»

— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».

Outlook — как сделать подпись в письме

Войдите в свой Outlook аккаунт и нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу. В появившемся окне «Параметры» начните вводить слово «подпись» в строке поиска. Появится подсказка со ссылкой на нужный раздел.

Outlook-Settings.png
Переход в раздел «Параметры» в Outlook

В открывшемся окне будет поле для подписи и панель редактирования.

Редактор подписи Outlook позволяет:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пунктах (12pt, 14pt, 16pt и так далее);
  • изменить цвет текста и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить цитату, таблицу, перечеркнутый текст;
  • писать справа налево.
Outlook-Signature.png
Добавление подписи в Outlook

Когда будете создавать подпись, убедитесь, что пункт «Автоматически добавлять мою подпись к создаваемым сообщениям» отмечен галочкой.

Структура деловой подписи

В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:

«—- (формула вежливости),

ФИО автора письма,

Должность

Контактные сведения».

Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.

1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Сергеев Иван Иванович,

Начальник отдела продаж

ООО «Вендетта».

Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78

E-mail:

2). В ожидании Вашего скорого визита,

Иванова Дарина,

Ведущий стилист салона Bellena.

Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4

Тел. 8-999-000-99-99

E-mail:

Skype: idarina.

Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).

3). С наилучшими пожеланиями,

Ваш персональный бизнес-консультант

Андреева Людмила.

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию

«Управление личными и корпоративными финансами»

25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).

Мои электронные книги:

«Жизнь и кошелек» (ссылка)

«Дамы с приданым» (ссылка)

«Финансовый гений» (ссылка).

Приведем образец электронного письма с подписью:

«Владимир Иванович, добрый день.

Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.

К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.

Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?

С надеждой на понимание,

Исаев Денис,

Старший менеджер

Отдела по работе с клиентами

АО «Электроника».

Тел. 8-900-000-00-00

E-mail:»

Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.

Сервисы для создания подписи в письме

Создать красиво сверстанную подпись может не только дизайнер. Есть сервисы, где можно выбрать шаблон, загрузить свои контакты и получить готовую подпись. Сейчас о них расскажем.

Hubspot Signature Generator

Это один из сервисов маркетинговой платформы Hubspot. Его плюс в том, что он бесплатный. Сервис на английском, но все достаточно просто, чтобы разобраться без особого знания языка.

Чтобы создать в нем подпись, нужно заполнить четыре вкладки:

  • выбрать шаблон;
  • указать свои данные;
  • изменить оформление: расположение элементов, цвет фона;
  • Добавить CTA — ссылку или баннер с призывом к действию.
Hubspot_signature_1.png
Создание подписи в сервисе Hubspot

Чтобы добавить подпись в свой почтовый сервис, нужно нажать кнопку Copy Signature:

Копирование подписи в Hubspot

А затем вставить подпись в свой почтовый сервис, у нас это Gmail:

Добавление подписи Hubspot в Gmail

WiseStamp

Сервис для создания личных и корпоративных email подписей. В бесплатной версии предлагают:

  • шаблоны для разных профессий;
  • иконки популярных соцсетей, включая Вконтакте;
  • возможность указать Skype;
  • большой выбор плагинов для вставки праздничной плашки, ссылки на пост или твит в соцсетях, пост в блоге, приглашение на вебинар, портфолио на Behance, магазин на Etsy и так далее;
  • возможность загрузить свой баннер.
Создание подписи в сервисе WiseStamp

Минус бесплатной версии — логотип сервиса со ссылкой внизу подписи. Его можно убрать только на платном тарифе. Получить HTML код подписи можно тоже только в платной версии.

Когда закончите, нужно будет только отметить ваш почтовый сервис галочкой, подпись WiseStamp добавит сам. На бесплатном тарифе экспортировать подпись можно в пять сервисов:

Экспорт подписи из Wisestamp в почтовые сервисы

Чтобы увидеть подпись, нужно просто обновить свою почту и создать новое письмо:

Подпись, сделанная в Wise Stamp

Newoldstamp

Сервис ориентирован на создание email подписей для работников компании. Он позволяет создавать главный шаблон подписи и дублировать его для сотрудников разных отделов. Также можно загрузить контакты работников файлом, чтобы сразу генерировать всем подписи в одном стиле.

В бесплатной демо-версии разрешают сделать подпись и поиграться с настройками. Экспортировать подпись в почту можно только на платном тарифе.

Что можно сделать во время создания подписи в Newoldstamp:

  • добавить произвольное поле;
  • выбрать расположение блоков, чтобы информация красиво смотрелась;
  • выбрать шрифт подписи;
  • редактировать фото прямо в сервисе: сделать круглым, со сглаженными краями.

Минус сервиса — неудобные инструменты для создания баннеров. Можно добавить или слоган без ссылки, или готовый баннер, текст на котором нельзя изменить.

Готовая подпись выглядит так:

Создание подписи в сервисе Newoldstamp

MySignature

Сервис с минималистичным дизайном. В бесплатной версии можно редактировать поля с контактными данными, вставить фото.

В платной версии разрешают загрузить свой баннер со ссылкой, менять оформление подписи и добавлять произвольные поля.

Создание подписи в сервисе MySignature

Когда создадите подпись, нажмите Finish. Чтобы ее экспортировать, нажмите Copy to clipboard и просто вставьте подпись в свой почтовый сервис. Кнопка Copy to clipboard появится после того, как сохраните подпись.

Как правильно указать должность

В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».

Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Заместитель старшего начальника

Сектора обслуживания розничных клиентов

Отдела продаж ключевых продуктов

Департамента тяжелого производства

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Зам. старшего начальника

Сектора ОРК ОПГП

Департамента ТП

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Зам. начальника отдела выездных проверок

МРИ ФНС № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».

Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.

Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:

1) С уважением к Вам,

Васильев Сергей Иванович,

Генеральный директор ООО «Принтер».

Тел. 8-975-999-99-99.

E-mail:

2) Всегда Ваша,

Короткова Анна,

Ведущий косметолог салона «Диваж».

Тел. (874)78-78-78.

Как создать подпись в блочном редакторе SendPulse

Если делаете регулярные рассылки, вам точно понадобится подпись. Вот как создать подпись для рассылки в редакторе SendPulse.

Шаг 1. Войдите в свой аккаунт SendPulse, создайте или откройте шаблон:

Редактирование шаблона в SendPulse

Нажмите «Редактировать шаблон» и вам откроется рабочее поле блочного конструктора SendPulse.

Шаг 2. На панели слева вверху наведите курсор на иконку «Добавить структуру». В появившемся окне перейдите на вкладку «Примеры». Чтобы создать подпись с фотографией, выберите нижний средний шаблон:

Выбор структуры элемента в SendPulse

Шаг 3. Перетяните шаблон подписи вниз письма, зажав левую кнопку мышки:

Добавление элемента для создания подписи в SendPulse

Шаг 4. Вставьте свое фото на место заглушки:

Добавление изображения в блочном редакторе SendPulse

Шаг 5. Вставьте текст подписи и отформатируйте его. Мы вставили такой текст:

Форматирование подписи в редакторе SendPulse

Фразу «блога в SendPulse» сделали анкором, добавив ссылку на блог. Email тоже будет кликабельным, чтобы получатель мог написать ответ, нажав на адрес:

Добавление ссылки для email адреса в редакторе SendPulse

Так будет выглядеть подпись у читателей рассылки:

Готовая подпись в шаблоне, созданном в редакторе SendPulse

Чтобы у вас уже была готовая подпись, которую можно вставлять в другие шаблоны, сохраните созданный блок. Для этого нажмите на кнопку «Сохранить блок».

Сохранение блока с подписью

Блок с подписью вы сможете найти в сохраненных структурах.

Зачем нужна подпись в деловом письме

Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.

В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.

Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.

Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.

Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.

Какие контактные сведения приводить в подписи?

В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.

Подпись может выглядеть при этом так:

С наилучшими пожеланиями,

Колоброд Вадим Сергеевич,

Старший инженер

Сектора космического строительства

Департамента полетов

Секретного филиала

АО «Предприятие ИКС».

Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).

E-mail:

Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.

На языке Шекспира

Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.

Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:

— Always — всегда, навеки, вечно;

— Best wishes – наилучшие пожелания;

— Your friend – ваш друг (товарищ);

— Much love (All my love) – с любовью;

— Yours always – вечно Ваш;

— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);

— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).

Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.

1) Yours Sincerely,

Smith Marya,

Managing Director.

Much love,

Anny.

2) Yours faithfully,

Jack Mercury.

Нужна ли подпись в личных посланиях

С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.

Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.

И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.

В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.

Советы по созданию email-подписи

  1. Используйте хорошо сочетающиеся цвета

Добавить в вашу подпись немного цвета – хорошее решение, которое придаст ей индивидуальности и выделит среди других писем, но не используйте слишком яркие, кислотные или блеклые цвета.

Выберите приятный дизайн</li>

Хороший дизайн представит вашу информацию в наиболее читабельном виде. Соблюдайте определенную иерархию: первым выделите ваше имя, а затем перечислите по степени важности свои контакты.

Вот еще несколько советов по дизайну:

Не используйте списки</li>

Не превращайте вашу email-подпись в документ MS Word, списки в ней будут выглядеть неуместно.

Уберите надпись: «Отправлено с IPhone»</li>

Она не оправдывает ваши опечатки и совершенно не нужна.

Не используйте анимации</li>

Анимация не только часто некорректно воспроизводится, но и добавляет лишнего веса вашему письму.

Не добавляйте в подпись свой email-адрес</li>

Этот совет звучит странно, но многие люди действительно так делают: подписывают адрес почтового ящика, с которого и отправляют письмо. Представьте, что хозяин дома на вечеринке представляет вам своего друга: «Знакомься, это Игорь», а тот говорит: «Приятно познакомиться, меня зовут Игорь». Зачем? Имя уже известно, не нужно его повторять. Так и с адресом почтового ящика.

Укажите аккаунты в социальных сетях</li>

Профиль в социальных сетях – это ваш личный бренд. Аккаунты могут многое рассказать о человеке и том, чем он занимается, а также позволяют связаться с вами лично. Поэтому добавление ссылок на ваши социальные сети – это отличная идея для email-подписи.

Вместо текстовых ссылок на социальные сети лучше использовать иконки. Они не только лучше вписываются в общий дизайн подписи, но и легко узнаваемы. Кроме того, иконки вместо ссылок сделают вашу подпись более компактной, оставляя место для другой важной информации. Если вы пользователь многих социальных сетей, то укажите несколько наиболее важных и регулярно обновляемых.

Добавьте свое фото или логотип компании</li>

Не бойтесь использовать изображения в вашей email-подписи. Ваша собственная фотография сделает вас реальным человеком, а не неким автором письма, а добавление в подпись логотипа бренда способствует повышению его узнаваемости.

Убедитесь, что картинка корректно отображается во всех почтовых программах и хорошо выглядит на портативных устройствах.

Используйте разделители</li>

Лучше не перегружать email-подпись большим объемом текста. Но если хочется разграничить информацию и сделать ее текст более читабельным, то стоит использовать разделители, например, вертикальную черту. Добавить ее можно в любом приложении для создания email-подписи.

Отслеживайте посещаемость</li>

Вы добавили в email-подпись ссылки на свои социальные сети или блог. Но как узнать, переходит ли кто-то по ним? Сделайте их отслеживаемыми и наблюдайте за статистикой посещаемости: для соцсетей можно использовать сокращатели ссылок, а для сайта или блога – UTM-метки.

Укажите код страны</li>

Если вы работаете с людьми по всему миру, не забудьте указать код вашей страны перед номером телефона. Телефонные коды стран можно посмотреть тут.

Включите в подпись призыв к действию</li>

«Призыв к действию» (call to action) – отличное дополнение вашей email-подписи. Он должен быть простым, актуальным и ненавязчивым. Лучше выполнять его в том же стиле, в котором написана вся email-подпись. Призывом к действию может быть предложение подписаться на ваш блог или посетить ваше выступление, поэтому его следует периодически обновлять.

Не забудьте о мобильной версии</li>

По данным сайта Litmus, 56% электронных писем открываются на мобильных устройствах. Чем больше людей, использующих портативные гаджеты, тем больше внимания следует уделить корректному отображению на них любого вашего контента, в том числе и email-подписи. Убедитесь, что ваш текст достаточно крупный, чтобы хорошо читаться на небольшом экране, а на ссылки и иконки удобно нажимать пальцем. О том, как оптимизировать email-контент для мобильных устройств, читайте в нашей статье.

Проверьте на спам</li>

Почтовые клиенты могут принять письма с некорректными email-подписями за спам. Поэтому проверьте, не попадает ли ваше письмо в заветную папку.

Дублируйте на английском языке</li>

Необязательно всегда повторять информацию в email-подписи, но если вы работаете с англоязычными партнерами, это может быть весьма полезно.

</ol>

“С уважением” и еще 29 способов подписать письмо

</span></h2>

Надоело “С уважением” и хотите что-то новенького? Команда MediaDigger, платформы автоматизирующей хранение базы контактов и дающей возможность отправлять по ней массовые персонализированные письма, сделала подборку альтернативных подписей, которыми можно завершить свое электронное письмо. Ведь несмотря ни на что, email по прежнему остаются главным способом делового общения:

1. С уважением – Для любителей классики. Самый безопасный вариант.

2. Искренне Ваш – В этом что-то есть, но не каждый может позволить себе такую подпись. Нужно быть и выглядеть определённым образом.

3. С наилучшими пожеланиями – Немного менее формальное и применимо в деловом письме.

4. Просто указать имя – Вполне подходит, особенно в тех случаях, когда идет активный обмен письмами.

5. Ваше инициалы – Тоже допустимо, но возникает вопрос почему нельзя было просто целиком написать свое имя, и остается неприятный осадок.

6. Удачного дня – Для завершающего письма, когда больше ничего не ожидаете услышать от собеседника в течение дня, вполне подойдет.

7. Удачной недели – Тоже самое, что и “удачного дня”, только если в течение недели больше не будете общаться.

8. Best regards – Англоязычный вариант “с уважением”. Самый безопасный для делового общения. Некоторые русскоговорящие использует только эту подпись. В принципе, это допустимо, но если вы много общаетесь с иностранцами и это всем известно. Иначе это выглядит немного странно.

9. Kind regards – Тоже самое, что и best regards, но чуть менее формально.

10. С дружеским приветом – Никогда такое не видели, но слышали про это. Так и хочется сказать, что звонили из 70ых и просили вернуть им подпись.

11. До встречи – В случае, если вы договорились о встрече в ближайшее время и подчеркиваете, что помните про нее.

12. Удачи в вашем нелёгком деле! – Такая подпись может использоваться тогда, когда вы попытались помочь кому-то (или не смогли это сделать), и стараетесь как-то приободрить собеседника.

13. Отправлено с Iphone – Можно, чтобы как-то объяснить почему в письме могут быть опечатки, но может показаться, что вы хвастаетесь своей моделью телефона.

14. Отправлено со смартфона – Безопаснее, чем “отправлено с Iphone”: собеседник понимает, что вы писали с телефона и автокорректор мог допустить опечатки, при этом вы не хвастаетесь своим телефоном.

15. Спасибо за внимание – Эту фразу лучше оставить для тех, кто пытается вам что-то продать.

16. Спасибо – Если вы действительно благодарны, то можно. Но не стоит подписывать так каждое письмо, когда даете кому-то указание. Это будет отдавать приказным тоном.

Рассылка писем и управление контактной базой из одного удобного сервиса. Бесплатно! Регистрируйтесь и получите 500 писем в месяц бесплатно,  автообновления по 1000 контактам и командный доступ на 3 человек!

</span></h2>

17. С совершенным почтением – Для любителей выделиться. Немного романтично-пафосное.

18. Пожалуйста, подумайте о природе прежде чем распечатать это письмо – Во-первых, не стоит никого отчитывать. Во-вторых, эта надпись иногда может быть длиннее, чем текст самого письма. В-третьих, разве сейчас кто-то еще распечатывает письма?

19. Готовый к услугам – Хммм. Просто нет.

20. С любовью – Мило и допустимо, если вы давно знакомы.

21. Всего доброго – Это скорее подойдет, если вы не предполагаете общаться с кем-то в ближайшее время.

22. Целую крепко – Для родных и любимых подойдет вполне.

23. С отцовской нежностью – Можно, но только если вы действительно отец и только узнали, что такое интернет.

24. Ваш(а) навеки – Это лучше оставить для ЗАГСа.

25. Приятных выходных – Такое обычно пишут те, кто старательно пытается вам их испортить, отправляя под конец рабочего дня в пятницу письмо с указанием вещей, которые надо выполнить. В целом, можно, но тогда, когда не нагружаете кого-то, иначе это отдает сарказмом.

26. Сердечный привет – Допустимо в том случае, если вы раньше обращались к друг другу “товарищ”, всем остальным нет.

27. Ваш покорный слуга – Сильно отдает подхалимажем и тяжело представить ситуацию, где это действительно было бы уместно.

28. Искренно преданный Вам – Те же проблемы, что и у “Ваш покорный слуга”.

29. С надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество – Немного длинно, но допустимо, например, для первого письма, когда пишите незнакомому человеку.

30. Целую – Если вы пишите своей второй половине, то тогда допустимо.

Знаете еще варианты? Напиши нам в Facebook

Подпись как инструмент маркетинга

Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.

Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.

После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.

Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:

  1. Сайт компании.
  2. Личный или корпоративный блог.
  3. Электронные книги.
  4. Видеоматериалы.
  5. Профили и группы в социальных сетях.

Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:

1) Иванцова Надежда,

Ваш личный бьюти-стилист.

Ivancovavv.ru

Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»

E-mail:

2) Сергеева Ольга,

Веб-мастер.

E-mail:

Проекты, которыми горжусь:

Сайт заказчика1.рф.

Этот блог делала я.рф.

Мои книги:

«Элегантное самопродвижение»;

«Леди в Сети».

Приглашаю на бесплатный видеосеминар

«Классный сайт: какой он».

12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.

Используемые источники:

  • https://sendpulse.com/ru/blog/email-contacts
  • https://lumpics.ru/how-add-signature-in-the-email/
  • https://businessman.ru/new-primery-podpisi-v-elektronnyx-pismax-pravila-oformleniya-trebovaniya-i-rekomendacii.html
  • https://texterra.ru/blog/kak-sozdat-krutuyu-podpis-dlya-email-obzor-prilozheniy-i-prakticheskie-sovety.html
  • http://mediadigger.ru/s-uvazheniem-i-drugie-sposobi-podpisat-pismo-email/

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации