Отправляйте email рассылку прямо из интерфейса Excel (слияние с почтой без Word)

Возможности надстройки

С этой надстройкой Вы сможете:

1. Отправлять на разные адреса электронной почты письма одинакового содержания и с одной темой;

2. отправлять на разные адреса электронной почты индивидуальные письма со своим содержанием и разными темами;

3. формировать электронные письма из Excel-таблиц путем выделения диапазонов, содержащих необходимую информацию; 

4. создавать персональные электронные письма, используя имена получателей в темах и/или в тексте писем (при выборе опций, использующих имена адресатов, поле для выбора диапазона с именами становится активным);

5. устанавливать паузу между отправкой писем;

6. вставлять html-файл в тело письма либо добавлять к тексту письма стандартную подпись, созданную в Outlook;

7. добавлять изображения (картинки) к письму, созданному на основе html-файла;

8. добавлять во вложения к письмам одинаковый набор файлов;

9. добавлять к каждому письму отдельное вложение;

10. отправлять письма из разных аккаунтов, используемых в Microsoft Outlook;

11. форматировать отправляемый текст при помощи html-тэгов прямо в ячейках;

12. одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо из панели инструментов Excel.

надстройка для рассылки писем из Excel через Microsoft Outlook

Внимание! При автоматизированной рассылке писем необходимо помнить о том, что:

1. При отправке сообщений при помощи макросов и надстроек может появляться окно подтверждения отправки для каждого письма (о том как избавиться от этого окна можно прочитать отдельно);

2. в некоторых почтовых сервисах, как платных так и бесплатных, действуют различные ограничения на отправку писем, например по количеству отправляемых писем в час или в сутки, по максимальному размеру отправляемых писем, по количеству писем, отправленных на несуществующие адреса и так далее. При несоблюдении таких ограничений Ваш почтовый ящик может быть заблокирован;

3. при использовании паузы между отправкой писем в этой надстройке, Excel будет заблокирован до полного окончания отправки писем.

Надстройка для почтовой рассылки из Excel

Готовая надстройка для Excel по рассылке электронных писем, созданная на основе макроса, сочетает в себе широкие возможности VBA и простоту в использовании. Ниже представлено диалоговое окно надстройки.

При помощи полей, расположенных в левой части диалогового окна можно выбрать способ рассылки и задать диапазоны ячеек, данные из которых будут использоваться при формировании электронных писем. Опции правой части диалогового окна позволяют использовать дополнительные параметры, например, подставлять имена получателей в темы и/или тексты писем, отправлять html-файл в теле письма либо использовать стандартную подпись Outlook, которая также представляет собой html-файл. Кроме того разными почтовыми сервисами используются различные ограничения на отправку писем по размеру, по количеству, по скорости отправки и так далее (рекомендуется ознакомиться с ними заранее), и для того чтобы не выходить за рамки этих ограничений, в надстройке предусмотрена опция «Использовать задержку между письмами», которая позволяет настроить паузу между отправкой писем.

Как отправить письма с разных адресов?

В приложении Outlook может быть настроено несколько учетных записей, при этом отправка писем ведется с того адреса, который используется по умолчанию. Если необходимо сделать так, чтобы рассылка велась с другого адреса, можно написать этот адрес в ячейках столбца на листе Excel и в поле «Учетные записи» диалогового окна надстройки выделить эти ячейки. Более того, можно отправлять письма с разных аккаунтов (все они должны быть настроены в Outlook). Для этого на рабочем листе Excel создается список учетных записей, с которых будет вестись рассылка и диапазон ячеек этого списка указывается в поле «Учетные записи».

Как вставить картинку в письмо?

При рассылке электронных писем с помощью надстройки, предусмотрена возможность добавления к письму изображений. При этом изображения можно прикрепить к письму, как обычные вложения, а можно вставить в тело письма.

1. Для отправки картинок обычными вложенными файлами достаточно просто установить флажок в поле «Добавить файлы во вложение» и при помощи кнопки обзора выбрать необходимые файлы, не зависимо от того используется html-файл или нет;

2. Чтобы вставить картинку в тело письма, необходимо использовать html-файл. Картинку предварительно нужно выложить в сеть интернет, чтобы она была доступна получателям писем, поместив ее на сервер любого файлобменника, например на www.imageup.ru (либо другой сервис, предоставляющий прямые ссылки). В свою очередь в html-файле достаточно в нужном месте вставить ссылку на эту картинку, а также указать размеры картинки, при этом если ссылка указана правильно, получатель письма должен увидеть изображение в теле письма. Ссылка должна иметь вид:

 если изображение размещено на сайте, или

если изображение размещено на сервере файлобменника (адрес картинки сгенерирован файлобменником).

Создать html-файл можно при помощи текстового редактора Word, для этого при сохранении файла необходимо выбрать тип файла «Веб-страница (*.htm; *.html)». После сохранения файла, его необходимо открыть при помощи блокнота или текстового редактора NotePad++, вставить в нужное место документа ссылку на картинку, после чего сохранить внесенные изменения.

Отправка писем макросом

Отправка писем, информация для которых содержится в файлах Excel, может быть реализована различными способами, при помощи макроса, написанного для Excel, который вызывает приложение Outlook и отправляет через него письма, при помощи макроса, написанного для Outlook, который вызывает приложение Excel и берет данные для писем из Excel-файла, или же смешанным способом, когда используются процедуры и функции как в одном, так и в другом приложении. По ссылкам приведены примеры простейших макросов по отправке электронных писем для Excel и для Outlook.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Как добавить вложения к письмам?

В надстройке реализовано два разных способа добавления вложений к отправляемым письмам. Установка флажка в поле «Добавить файлы во вложение» позволяет прицепить несколько файлов, при этом выбранный набор файлов будет прикреплен к каждому письму почтовой рассылки. Можно прикрепить индивидуальное вложение к каждому письму, в таком случае используется поле «Вложения», а на рабочем листе для каждого адресата прописывается полный путь к файлу. Этим способом можно вложить только по одному файлу в каждое письмо. Также можно комбинировать описанные выше способы отправки вложений, то есть уникальный файл вложить при помощи поля «Вложения», а одинаковые для всех файлы вложить при помощи установки флажка в поле «Добавить файлы во вложение». Может возникнуть необходимость отправки нескольких персональных файлов каждому адресату. В таком случае необходимо для каждого письма создавать индивидуальные архивы и отправлять их через поле «Вложения». Создание архивов можно выполнять программно, в автоматическом режиме.

Как отправить письмом отформатированный текст?

Механизм, используемый для автоматической рассылки писем, позволяет отправлять только неотформатированный текст, то есть, если в ячейках Excel для рассылки приготовлен текст, имеющий переносы строк, измененные цвета и размеры шрифтов, отступы и так далее, то при автоматическом формировании писем все эти настройки формата текста игнорируются. Тем не менее, осуществить отправку отформатированного текста все-таки можно, для этого в тексте писем достаточно использовать html-тэги, например, для переноса строки — тэг br, заключенный в угловые скобки , а для того чтобы сделать текст жирным — тэги b и /b, также в угловых скобках каждый. Разобраться достаточно просто.

Другие материалы по теме:

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

• легки в использовании
• малоизвестны
• приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Итак, начинаем.

Используемые источники:

• http://macros-vba.ru/nadstrojki/excel/142-pochta-pisma-excel-rassyl
• http://word-office.ru/kak-sdelat-pochtovuyu-rassylku-iz-excel.html