Андрей Смирнов
Время чтения: ~17 мин.
Просмотров: 3

Правила работы с электронной почтой

Запланируйте время проверки почты

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во входящих все равно не уменьшается, то попробуйте более жестко распланировать время проверки своего почтового ящика. Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме интересную ссылку, переходим на сайт, оттуда на другой… а через полчаса вспоминаем и возращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определенное ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно, в зависимости от объемов своей корреспонденции. Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут. Самое главное — старайтесь строго придерживаться установленного для себя графика и не отвлекаться ни на что постороннее. Сознание того, что ваше время ограниченно, неминуемо приведет к увеличению эффективности обработки почтовых поступлений.

Видео на тему: Как создать почту с телефона

Если вы не знаете, как пользоваться электронной почтой и вообще, как создать собственный почтовик, тогда я вам расскажу.

Почтовый ящик, или, как принято говорить в народе, почтовик, mail или «мыло» – это хранилище всех исходящих и входящих сообщений. Чтобы им пользоваться, для начала нужно зарегистрировать свою учетную запись.

Делается это очень просто. Введите в поисковик «электронная почта» и перед вами появится список всех самых популярных почтовых сервисов.

pochta2.jpg

Каждое письмо означает действие

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, — каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы открыли письмо, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во Входящих. Вы должны либо сразу же ответить на письмо, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре — в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку Входящие. При соблюдении этого простого правила ваша папка входящих рано или поздно очистится.

shutterstock_85297180-500x375.jpgCopyright Shutterstock

Что еще нужно знать об электронной почте?

Во-первых, это не просто сервис для отправки писем. Вы можете отправлять фотографии, видеоматериалы и самые разные архивы с документами, программами и так далее.

Во-вторых, почти на каждом сервере электронной почты имеются облачные хранилища, которые позволяют хранить большие объемы информации и иметь к ним доступ в любой нужный момент через Интернет.

В «облаке» ваши файлы не пострадают, если ваш компьютер выйдет из строя или сломается жесткий диск. Это очень полезная опция для большинства офисных работников, которые работают с ценными бумагами, и для бухгалтеров.

В-третьих, нужно знать, что существуют, как прозвали их в народе, «конфликтные» почтовики. Этот термин означает невозможность отправки сообщения с ящика одного сервиса на другой. Чаще всего – это сервера конкурирующих сервисов.

Фильтры и ярлыки

Если вы ежедневно получаете большое число писем, то их разбор требует от вас большого количества времени и усилий. Почему бы вам не использовать для этого ресурсы почтовой службы, тем более, что в большинстве сервисов эта возможность присутствует и отлично реализована?

Речь идет о настройке фильтров для автоматической обработки почты. Вместо того, чтобы вручную кликать по каждому сообщению, а каждый ваш клик — это тоже время и усилия, просто один раз настройте нужные фильтры. Например, все сообщения с адресов ваших родственников автоматически попадают в папку Семья и отмечаются маркером как важные. Все пресс-релизы уходят в отдельную папку минуя папку Входящие, а уведомления от социальных сетей сразу летят в Корзину.

Таким образом, вы можете распределить сообщения по основным темам и подготовиться соответствующим образом к их обработке. У вас не будет больше ситуации, когда ваш мозг при разборе почты переключается с домашних дел на служебные вопросы, а потом сразу же на развлекательные рассылки, и потом обратно.

2013-03-28_14h45_54-500x251.png

Вариантов создания различных фильтров существует огромное количество и я уверен, что один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени. Кроме этого, с помощью присвоенных ярлыков или распределения по папкам, вы легко сможете найти нужные письма в архиве (вы ведь помните, что папка Входящие у нас совершенно пуста?).

Как же отправить письмо?

Чтобы иметь возможность кому-то написать, вы должны знать его адрес электронной почты (это тот, есть собачка @ например, ruslan@gmail.com). А далее следуем инструкции:

  1. Входим в главное меню ящика, где находятся разделы «Входящие», «Исходящие», «Спам» и так далее.
  2. Ищем вкладку с надписью «Написать письмо», «Отправить письмо» или что-то в этом роде. Кликаем по ней.
  3. В строку «Кому», «Получатель», или «Адресат» (в каждом почтовике свое название навигационных кнопок) вводим адрес получателя.
  4. В основном окне пишем свое письмо и/или находим функцию, с помощью которой сможем прикрепить файл для отправки.
  5. Кликаем по кнопке «Отправить» и все готово!
  6. В конце операции мы должны увидеть уведомление о том, что письмо отправлено.

После отправки сообщения, оно будет находиться в вашем почтовике в разделе «Отправленные». Все же письма, которые придут вам, будут во «Входящих», соответственно.

Если вы хотите ответить на входящее письмо, то вам не нужно создавать сообщение с нуля, достаточно нажать на кнопку «Ответить». Поступая таким образом, вы сможете видеть всю цепочку переписки с собеседником.

Пользуйтесь поиском

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во Входящих, потому что им кажется, что при архивировании они больше никогда их больше не найдут. Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нем гораздо легче ориентироваться. Но не забывайте еще про строку поиска. Например, в Gmail система поиска писем настолько совершенна (кто бы сомневался!), что найти любое письмо не составит никакого труда.

Правила работы с электронной почтой

При составлении письма старайтесь использовать принцип «ножниц» — если отрезать абза­цы и предложения письма с конца, то его основное содержание будет оставаться ясным вплоть до самого заголовка.

При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях по­лучателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. В случае необходимости не­желательных получателей можно удалить. Никогда не оставляйте поле «Subject» («Тема») пу­стым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они ис­пользуют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.

Адресатов пишите в поле «To», тех, кого нужно держать в курсе — в поле «СС» («Копия»), ад­ресатов, которых нужно скрыть от остальных — в поле «ВСС» («Скрытая копия»).

Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Reply All» («Ответить всем») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пере­сылке в настройках почтового клиента. При полном цитировании пишите текст ответа в нача­ле письма, а не в конце, внизу.

В конце письма всегда подписывайтесь. В подписи указывайте ваши контактные данные и название организации, но не делайте её слишком большой.

Перед отправкой писем всегда проверяйте его содержание и грамотность.

Обязательно заполняйте поле «Тема». Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание письма.

Используйте вложения файлов в письмах только в случае необходимости, например при пересылке изображений, копий приказов и служебных документов на бланке организации. В тело электронного письма можно вставлять не только вложения, но и текст — не забывайте об этом.

Отправка писем с вложенными файлами без сопроводительного текста в теле письма не допускается. Постарайтесь вкратце описать суть вложенных документов.

Следите, чтобы имена вложенных файлов содержали только латинские символы без пробелов и знаков препинания. Необходимо помещать в архив формата ZIP все вложения, размер которых превышает 50 ки­лобайт. Имена файлов внутри архивов так же должны содержать только латинские символы.

При массовой рассылке средствами почтовой системы (без указания конкретных адресатов) в начале письма обязательно укажите целевую аудиторию сообщений (напр. «Информация для со­трудников деканатов»).

В конце письма разместите свою личную подпись. В подписи указывайте вашу фами­лию, имя, должность, контактные данные и название организации.

При работе с системой электронной почты сотрудникам университета запрещается:

  1. публиковать адреса других сотрудников университета на общедо­ступных интер­нет-ресурсах (форумы, конференции и т. п.) без их предварительного разрешения;
  2. отправлять сообщения с вложенными файлами общий объем которых превышает 20 (два­дцать) Мегабайт;
  3. открывать вложенные файлы во входящих сообщениях без предварительной проверки анти­вирусными средствами, даже если отправитель письма хорошо известен;
  4. осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений (более 10) внешним адресатам без их на то согласия. Данные действия квалифицируются как СПАМ и являются не­законными;
  5. осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений рекламного характера без предвари­тельного согласования с начальником учебно-информационного управления;
  6. рассылать через электронную почту материалы, содержащие вирусы или другие компьютер­ные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уни­чтожения либо огра­ничения функциональности любого компьютерного или телеком­муникационного оборудова­ния или программ, для осуществления несанкционирован­ного доступа, а также серийные но­мера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, паро­ли и прочие средства для получения не­санкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки на вы­шеуказанную информацию;
  7. распространять защищаемые авторскими правами материалы, затрагивающие ка­кой-либо патент, торговую марку, коммерческую тайну, копирайт или прочие права соб­ственности и/или авторские и смежные с ним права третьей стороны;
  8. распространять информацию, содержание и направленность которой запрещены меж­дународным и Российским законодательством включая материалы, носящие вредонос­ную, угрожаю­щую, клеветническую, непристойную информацию, а также информа­цию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совер­шению противоправной деятельно­сти, в том числе разъясняющие порядок примене­ния взрывчатых веществ и иного оружия, и т. д.
  9. распространять информацию ограниченного доступа, представляющую коммерче­скую тайну;
  10. предоставлять, кому бы-то ни было, пароль для доступа к своему почтовому ящику.

Как работает электронная почта . Из чего письмо состоит?

Письмо состоит из двух частей: той, что интересует отсылающего и читающего сие послание, и той, что интересует нас с вами не меньше. То есть описательной части, где содержится адрес (откуда и куда). Их называют соответственно тело письма и заголовок письма.

С телом электронного письма всё ясно. Оно включает состав послания и любые прикреплённые данные в бесчисленном количестве форматов. Раньше письмо понимало ограниченное количество кодировок, но, как и другие сервисы сети, его вскоре научили понимать даже мультимедиа контент.

А вот на заголовок мало кто обращает внимание целиком. Нет, это не конверт письма бумажного с обратным адресом. Не только, по крайней мере. Это структурированная информация об отправителе, получателе, объектах вложения, дате отправки, серверах и службах, что принимали участие в доставке и т.п. Очень полезно просмотреть, если письмецо подозрительно.

СПРАВОЧКА

В каждом языке название символа “@” разное. В английском он произносится как “at sign” – “за штуку” и очень распространён в коммерческом языке. Многие европейские страны, и, естественно Япония, приняли около-английское понятие, и в разных интерпретациях так или иначе значок @ продолжает означать “за штуку”. В русском языке понятие “собачка” прижилось благодаря неизвестному программисту/там, работавшим в СССР на ДВК – Диалоговом Вычислительном Комплексе. Кто-то заметил сходство значка с головой и хвостом собаки и понеслось… Похожими понятиями пользуются теперь и государствах бывшего Союза Республик. Собачьими характеристиками @ обладает в Украине, Казахстане и Узбекистане. А вот сербы, румыны и словаки увидели в нём сходство с обезьяной…

Как научиться правильно пользоваться электронной почтой на компьютере?

В процессе создания личного электронного почтового адреса Вы в итоге получаете прежде всего  учетную запись, которую можно использовать для в входа  и для восстановления утерянных или забытых паролей от самых разных интернет-сервисов, социальных сетей,  онлайн игр, облачных хранилищ  и так далее.

А отправлять или получать на него почту можно лишь при такой необходимости.  Можно использовать  на компьютере программу почтовик и работать с ней. Такие программы имеют гораздо более широкий функционал и  в работе иногда незаменимы.

Они позволяют вести деловой календарь, помечать нужные даты событиями, напоминаниями, рассылать их нужным адресатам.

При желании можно объединить все свои устройства например  через учетную запись Microsoft и все напоминания о встречах, делах запланированных совещаниях, днях рождениях друзей и знакомых будут приходить Вам на телефон заблаговременно. Стоит только настроить такое напоминание в почтовике.

Такими возможностями обладает программа из пакета Microsoft Office — Microsoft Outlook. На работе я использую ее; это у меня со времен более ранних, когда был «жи»в Outlook Express — замечательный почтовый клиент. Почему-то разработчики ушли от него; по мне так она была  удобнее в работе, чем современный Outlook.

img_5d13a326a4a2d.png

Все что нужно для начала его работы — ввести полностью свой почтовый адрес и пароль от почтового ящика. Далее, программа сама сделает все настройки и вы получите всю свою почту, папки  себе на компьютер.

На самом деле Outlook не является таким уж популярным почтовиком среди почтовых программ. К нему надо привыкнуть — уж больно он громоздкий и много чего там напихано. Из бесплатных версий почтовых программ выделю продукт от мозиллы —  Mozilla Thunderbird (или буревестник) .

Приложение абсолютно бесплатно, понятно, и так же имеет календарь. Для синхронизации календаря  можно использовать свою  учетную запись google, есть возможность вести чаты прямо из «Буревестника в некоторых популярных соцсетях. Правда список поддерживаемых  соцсетей пока мал.

img_5d13af7ae46b9.png

Настройка производится аналогично Outlook — вводится фамилия, инициалы (будет заполнено поле «От кого») имя вашего почтового ящика и пароль от него. Все настройки подключения программа так же автоматически делает. Далее, вся почта скопируется с серверов на ваш компьютер. Работа в почтовых программах аналогична браузерному варианту.

Как пользоваться электронной почтой Яндекс — пошаговая инструкция

Сегодня я расскажу о  личной  яндекс-почте. Сам люблю Яндекс; если Вы тоже  используете его в качестве поисковика, то завести на нем почту дело двух — трех минут. В правом верхнем углу нажимаем на ссылочку…

img_5d13460a7fbb7.png

У яЯндекса дружественный интерфейс к пользователю; все что надо — ввести в поля имя и фамилию (либо что-то другое). Система сама сгенерирует незанятые логины можно выбрать из списка; можно попробовать самому придумать. Главное, чтобы не был занят и лего было набирать с клавиатуры.

Меня попросили создать почту для служебного пользования; так что я просто вбил имя и фамилию.

img_5d135331a21fb.png

При необходимости можно привязать номер своего мобильного и в качестве логина можно будет использовать его. Придумываем пароль к выбранному логину; при желании можно поставить галочку …создать Яндекс-кошелек. Вы получите доступ к сервису Яндекс-Деньги и можете получать и отправлять переводы через эту систему.

Регистрация в «Яндекс-деньгах» бесплатная.

img_5d135a4f1f9eb.png

Если не хотите вводить номер телефона то оставьте поле пустым; ссылка чуть ниже «У меня нет телефона» позволит подтверждать вашу личность в случае утери пароля от почты другим способом — например ответом на известные только вам вопросы. Идем дальше.

Вводим капчу; если символы непонятны генерируем другой, понятный код, регистрируемся…

img_5d135bbe5edb8.png

Если все было сделано верно, то вы попадете в свой личный почтовый ящик. Ура!  Теперь им легко можно пользоваться им прямо в браузере. Для того, чтобы создать письмо нужно нажать на кнопку «написать»…

img_5d135ccfe86ac.png

Отправить письмо очень просто. Нужно сначал указать адрес получателя, тема письма — хороший тон при переписке. При необходимости «скрепкой!  вкладываем в письмо фото, документы, архивные файлы, если документов много.  Размер вложений в одном письме имеет ограничения. Видео для пересылки не годиться.

Можно ставить важность отметку «Важно», тогда получатель  сразу обратит внимание  пометка выставляется в (правой части над адресом).

Полученные письма можно пересылать или отвечать на них. При ответе на письмо адрес получателя набирать уже не надо.

Со временем письма накапливаются; для систематизации можно настраивать правила сортировки входящей почты. Заводим отдельные папки для каждого адресата и настраиваем почту так, чтобы письма от конкретного адресата автоматически попадали в нужную папку.

Например, новости от друзей из социальных сетей будут попадать в  папку «В контакте», а от Яндекса  в папку «Яндекс»…

Для настройки отмечаем нужное письмо галочкой, правой кнопкой мыши вызываем меню — «Фильтр»…

Главное, чтобы правильно настроить условия сортировки — в основном по адресу. Можно делать и по теме письма, содержимому. Делаем настройки примерно так как на рисунке. Таким же образом можно класть  ненужные письма в «Спам» или любую другую папку.

Это  наиболее употребимые настройки почты Яндекса. Постепенно можно разобраться и в других тонкостях работы  почты в Интернет-браузере и настроить работу удобно и комфортно.

Шаблон электронного письма

Адресат:адрес1@rsu.edu.ru; адрес2@rsu.edu.ru

Тема:Правила пользования корпоративной электронной почтой (проект)

Тело письма:Добрый день, уважаемые коллеги!

Предлагаю вашему вниманию проект локального нормативного акта — Правила пользова­ния корпоративной электронной почтой.

Необходимость в правилах стала очевидной в связи с вводом в эксплуатацию системы кор­поративной электронной почты на домене mail.rsu.edu.ru.

Правила пользования корпоративной электронной почтой в прилагаемом файле – правила пользования КЭП (проект 24.04.2013).

Подпись:

С уважением,

Иванов Иван Иванович

начальник отдела ХХХХХХХ ХХХХХХХХ

ФГБОУ ВПО «РГУ имени С. А. Есенина»

Тел.: +7 (4912) 460-708 доб. 9999,

Факс: +7 (4912) 281-435,

e-mail: i.ivanov@rsu.edu.ru

Как работает электронная почта ? Что эти сокращения означают ?

Всё это протоколы передачи. Одновременно это и типы почтовых серверов. Их три:

SMTP-серверы – самые рапространённые – передают письмо с помощью почтового клиента (программа по работе с почтой: Outlook, Mozilla Thunderbird и т.п.). Для передачи используется порт 25 по умолчанию.

POP-серверы уже несут в себе часть программного обеспечения, которое позволяет получателю заходить прямо на почтовый сервер. Там, в специально отведённом для этого пользователя разделе (учётной записи) он может работать с корреспонденцией. Так, протокол POP3, работающий через порт 110, позволяет вашему почтовому клиенту скачивать с сервера все полученные в ваш адрес письма. Кстати, это, пожалуй, единственное на что протокол и способен – только качать.

Ну, и IMAP-сервер – запущенное на компьютере-сервере программное обеспечение, дающее доступ ко всем созданным пользователем папкам. С письмами можно работать в полном объёме, не скачивая к себе на компьютер. По функционалу преобладает над POP3, но уже требует и дополнительной памяти и ресурсов процессора сервера (ну ещё бы, такие задачи!). Обмен данными идёт через порт 143.

Как можно подделать адрес отправляемой почты или создать ящик на 5 минут?

СПРАВОЧКА

kto-izobryol-pochtu.jpgК почтовому адресу значок «@» «приклеился» благодаря американскому инженеру Рэю Томлинсону, который и является изобретателем почты, которая в начале 70-х годов прошлого столетия соединила пользователей ARPANET. “Меня часто спрашивали, почему я выбрал значок @ для обозначения почты. А только этот знак и придаёт смысл обозначению почты. Ведь в коммерческом английском “at sign” – @ – обозначает за “единицу товара”. Я подумал, что @ прекрасно может поработать как указатель принадлежности и пользователя к серверу электронной почты. Вот как теперь работает электронная почта ” . 

К слову сказать, моментом современного использования значка “собачки” является год 1536. Именно тогда испанский купец использовал @ в сопроводительной записке при указании цены на отправляемые в Рим товары. Но достоверно известно, что символ появился гораздо старше. Так, документально подтверждено его использование ещё в документе, датируемом серединой 14 века н.э.

Список вложений, запрещенных к отправке по email в сети РГУ

Из-за большой вирусной активности в сетях передачи электронной почты, на сервере РГУ установлена система фильтрации потенциально опасных писем. Данные правила действуют как для входящей, так и для исходящей корреспонденции.

Если файл, который вы пытаетесь отправить, имеет одно из нижеследующих расширений, то он не будет отправлен:

ade adp bas cpl crt hlp inf ins isp lnk mdb mde msc msi msp mst pcd reg sct shs url vb wsc bat chm cmd com exe hta jse pif scr shb vbe vbs vbx wsf wsh asd dllocx vxd 386 asp asx bin cab cgi cil cpe cvp eml ex_ inp jar keyreg mda mdw mp3 nte nws pl pm pot pps slb swf swt sys vir vmx wms wmz xlw xms htr app csh fxp ksh mdt ops prg sh dot adt btm cbt cla clas class csc css drv email fon ini lib mht mhtm mhtml mso obj ov pgm smm xlw xl cbl

Как работает электронная почта . Изучаем заголовок письма. Спам?

Эта информация вам понадобится, если вы захотите поглубже копнуть в сторону того, как же работает электронная почта на вашем конкретном примере. Что можно почерпнуть из заголовка?

Неважно, каким способом прочтения писем вы пользуетесь. Неважно какой клиент установлен на вашем компьютере. И где письма хранятся: качает ли его клиент вам на компьютер (не знаю зачем?) или же они хранятся на почтовом сервере. Заголовок от нас никуда не денется.

Рассмотрим заголовок электронного письма на примере. Мой почтовый клиент – Thunderbird от Mozilla. Давно живущая программа, мне нравится. Выберем письмо и откроем его правой мышкой:

kak-rabotaet-elektronnoe-pismo-2.jpg

Я не знаю, откуда просматриваете вы, но для каждого сервиса или клиента обязательно есть панель инструментов, которая позволяет работать с письмом, показывая его исходный код. В моём клиенте она здесь, справа-сверху:

kak-rabotaet-elektronnoe-pismo-ishodnyj-kod.jpg

Вот что вы примерно увидите:

kak-rabotaet-elektronnoe-pismo-3.jpg

Используемые источники:

  • https://lifehacker.ru/6-sovetov-po-ehffektivnojj-rabote-s-pochtojj/
  • https://programmydlyacompa.ru/elektronnaya-pochta-kak-polzovatsya-pochtoj-nachinayushhemu/
  • http://wiki.rsu.edu.ru/wiki/правила_работы_с_электронной_почтой
  • https://computer76.ru/2015/11/18/how-email-works/
  • https://fast-wolker.ru/kak-polzovatsya-elektronnoj-pochtoj-na-kompyutere.html

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации