Как отправить письмо по электронной почте

Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим почтовый ящик от вашего поставщика услуг интернета (провайдера) или зарегистрированный ящик на одном из популярных бесплатных почтовых сервисов —  почта yandex.ru, почта mail.ru и gmail. Как завести почтовый ящик, рассмотрено в статье «Как завести электронную почту». Соответственно нужен компьютер и доступ в интернет.

Как отправить электронную почту рассмотрим на примере почтового сервиса «Яндекс. Почта». Алгоритм отправки электронного письма в других сервисах аналогичен и отличается только пользовательским интерфейсом.

1. В первую очередь необходимо войти в свой почтовый ящик, введя логин и пароль. При условии, что логин и пароль введены верно, вам откроется страница с папкой «Входящие», где можно увидеть присланные вам письма. В противном случае система откажет в доступе с сообщением о неверном пароле или логине.
2. Найдите кнопку «Написать». В яндекс почте она представлена в виде иконки с изображением карандаша на фоне чистого листа бумаги. При наведении на иконку появится подсказка «Написать». Щелкните на этой кнопке.
3. После щелчка по кнопке «Написать» откроется чистый бланк отправляемого письма с полями «Кому», «Тема» и большим полем ниже, в котором набирается текст письма.
4. Наберите в поле «Кому» электронный адрес получателя, например petrov@yandex.ru. Если необходимо отправить письмо одного и того же содержания, то наберите адреса через запятую. Например, petrov@yandex.ru, Ivanov@yandex.ru и т.д. Наберите в поле «Тема» тему отправляемой почты.
5. В самом большом поле ниже напишите текст электронного письма, в котором можно использовать форматирование (менять цвет текста, размер шрифта и т.д.), вставлять смайлики, используя иконки над полем ввода текста. При наведении курсора мыши на каждую иконку, под ней появляется подсказка об ее назначении.
6. После того, как все поля заполнены, нужно щелкнуть на кнопку «Отправить» или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Ваше письмо будет доставлено адресату в течение пары секунд. Если не нажимать на кнопку отправки, то электронная почта останется в папке «Черновики», где вы его всегда можете отредактировать и отправить позже.

С помощью электронной почты можно отправлять не только текст, но и файлы (аудио и видео, фото, текстовые документы)

Как отправить фотографию или документ электронной почтой

Электронная почта, с которой отправляются файлы (фотографии, документы и пр.), называется письмом с вложением. Для отправки почты с вложением необходимо сделать следующее:

1. Выполнить пункты 1-5 вышеприведенной инструкции. В поле ввода текста письма можно ничего не писать или написать небольшой сопроводительный текст.
2. Щелкните по кнопке «Прикрепить файл» изображенной в виде иконки в виде канцелярской скрепки.
3. В открывшемся окне проводника найти и выбрать нужный файл, после чего нажать на кнопку «Открыть». Нужный файл загрузиться и отобразиться под полем письма.
4. Нажмите кнопку «Отправить» для отправки электронного письма с вложением.

Если вы по ошибке загрузили не тот файл, то его можно удалить, щелкнув по ссылке «Удалить», расположенной ниже иконки загруженного файла.

Поделиться.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Используемые источники:

• https://www.pc-school.ru/kak-otpravit-elektronnuyu-pochtu/
• https://fb.ru/article/309120/pravila-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-pochte-delovoe-pismo-obrazets-kak-otpravit-pismo-po-elektronnoy-pochte