Почему нельзя выступать с презентацией для отправки по почте?

21Окт2011

В разделе PowerPoint, Советы

За 3 шага до отправки презентации

В Инструментах выбираем Опции сохранения (Save options). Откроется нужный диалог настроек файла.

Ставим галочку на опции Внедрить шрифты и выбираем – либо только те буквы, которые есть в презентации (тогда презентация будет занимать меньше места), или шрифт полностью (это удобнее, если адресаты будут редактировать шрифт).

2. Иногда в презентациях вы используете кусочки картинок, обрезав все лишнее. Например, сделали снимок экрана полностью, а в PowerPoint оставили отображаться маленький кусочек с нужным окном.

Вы всегда можете отображать его большую или меньшую часть, но это же значит, что когда вы отсылаете презентацию без изменений, адресат может увидеть весь скриншот. Не всегда на таком снимке только полезные детали.

Поэтому, а также для уменьшения размера презентаций, сжимайте картинки.

Для этого удобнее всего вернуться в то же меню Сохранить как, инструменты, и нажать в Инструментах опцию Сжать картинки. Откроется вот такое окно:

Все нужные галочки уже проставлены, для дополнительного уменьшения объема презентации, можно уменьшить разрешение картинок до 150ppi – это вторая опция сверху.

3. В документе автоматически сохраняется довольно много информации об авторе. Вы также можете легко забыть просмотреть и удалить ненужные примечания, и в итоге попасть в неловкую ситуацию.

Поэтому мы идем в меню Файл, и нажимаем на Проверку документа.

Вы увидите окошко, в котором можно выбрать информацию для удаления – комментарии, аннотации, скрытые элементы, заметки.

В моем случае оказалось, что я оставила нетронутыми свойства документа.

Нажимаю на кнопку и удаляю информацию об авторе.

Презентация готова!

Microsoft, Power Point 2010, PowerPoint

Зачем нужна «удаленная» презентация?

Даже в случаях, не связанных с эпидемией и карантином, проведение удаленных презентаций может быть очень полезным занятием.

Если вы проанализируете все очные встречи, которые вам приходится проводить, то вы поймете, что около половины из них были тратой времени. Куда эффективнее будет проведение вебинара или простая рассылка презентации по электронной почте, чтобы каждый участник мог ознакомился с материалом самостоятельно.

В этой статье мы подробнее остановимся на втором варианте, так как в сегодняшних условиях — это наиболее оптимальный и простой способ коммуникации в условиях запрета на личные встречи из-за угрозы распространения коронавируса.

Используемые источники:

• http://shperk.ru/sovety/za-3-shaga-do-otpravki-prezentacii.html
• https://biecom.ru/news/kak-sozdat-effektivnuyu-prezentacziyu-dlya-e-mail-rassylki/