Выберите тарифный план и используйте G Suite бесплатно в течение 14 дней

Запуск корпоративной почты занимает буквально 15 минут

Директор по контролю производства GoDaddy (второй в мире регистратор доменных имен) считает, что клиенты чаще работают с компаниями, у которых почтовый адрес выглядит корпоративно. При этом 80% представителей малого бизнеса используют в адресе домены типа @gmail.com.

Чтобы подключить корпоративный email в бесплатном аккаунте, нужны сторонние почтовые сервисы. В G Suite можно создать ящик вида [отдел]@[компания].com, при этом не придется покупать и настраивать специальные почтовые серверы.

Название компании содержится в почтовом адресе и интерфейсе почты, официальная документация Google

«С G Suite запуск корпоративной почты занимает буквально 15 минут. Не нужно покупать и обслуживать специальные почтовые серверы, настраивать протоколы передачи. Корпоративная почта доступна где и когда угодно, вне зависимости от собственных инфраструктурных решений».

Андрей Цегельник, руководитель отдела внутренней безопасности и информационных систем, администратор G Suite

Пользователям G Suite присваивается основной адрес электронной почты, чтобы войти в аккаунт и получать письма. Что делать, если ivan@selectel.com хочет общаться с клиентами через адреса support@selectel.com и marketing@selectel.com?

Если компания использует домены помимо основного, они подключаются в G Suite:

• Как псевдоним. Письма приходят в основной почтовый ящик, в настройках пользователи выбирают, с какого адреса отправлять письма
• Как дополнительный домен. За аккаунты в дополнительном домене взимается плата, а новый почтовый ящик не связан с основным

Настройка дополнительного домена в G Suite

Файлы, почта и устройства сотрудников под контролем компании

В бесплатной версии Google Account сотрудники ― владельцы приватных аккаунтов, в которых разрозненно хранятся рабочие файлы. Аккаунты не управляются централизованно, поэтому для организаций становится трудно:

• Получить доступ к рабочим файлам сотрудника, если он покинул компанию или ушел работать на конкурентов
• Узнать, кто работает с корпоративным контентом
• Собрать статистику по действиям сотрудников

Если владелец аккаунта G Suite покидает фирму, права доступа и управления его файлами в облаке переходят к администратору G Suite. Он может деактивировать аккаунт, сменить владельца и реквизиты доступа, перенаправить письма. В приложении «Сейф» настраивается хранение электронной почты, чатов и файлов, чтобы информация не потерялась, например, при увольнении сотрудников.

Консоль администратора G Suite

Администратору G Suite доступна обширная статистика:

• Файлообмен: объем переписок в почте, количество созданных документов и таблиц, количество файлов с общим доступом и так далее
• Действия аккаунтов: использование приложений, история просмотра документов, действия на мобильных устройствах и так далее
• Безопасность: можно узнать, кто не использует двухэтапную верификацию, кто устанавливал внешние приложения, предоставление доступа за пределы домена и так далее

Отчеты о действиях внутри корпоративного домена, официальная документация Google

Администратор видит обобщенные данные и подробные сведения по отдельным аккаунтам. Например, можно посмотреть логи электронных переписок (заголовок письма; кем, когда и кому отправлено; маршрут).

Через панель администратор защищает данные при потере устройств. Для этого устройство iOS, Android или Windows подключается как корпоративное в разделе «Управление устройствами». Там же администратор может дистанционно:

• Отслеживать местоположение устройства
• Блокировать и устанавливать пароли устройств
• Удалять конфиденциальную информацию

Управление мобильным устройством через консоль администратора G Suite

Для корпоративного устройства в обязательном порядке задается пароль блокировки (комбинация чисел, графический ключ, доступ по биометрии и т.п.), чтобы обеспечить надежную защиту данных. Пользователи бесплатного аккаунта Google могут самостоятельно задать менее безопасные параметры доступа.

Подключение корпоративных устройств, официальная документация Google

Возможности бесплатных сервисов расширены — работать вместе стало еще удобнее

Существует три тарифа G Suite: Basic, Business, Enterprise — они отличаются набором функций и стоимостью от 400 до 2,000 рублей. Во все тарифные планы входят бесплатные облачные приложения Google (такие как документы, чаты, календари, диск) и инструменты управления аккаунтами через администратора G Suite. В тарифы Business и Enterprise входят платные сервисы «Сейф» и Cloud Search.

По сравнению с бесплатным аккаунтом, в G Suite становится проще работать вместе:

Пример доступа к корпоративному календарю коллеги, официальная документация Google

Поиск контента с помощью Cloud Search, официальная документация Google

В интерфейсе календаря генерируется ссылка для видеовстречи и номер для телефонного звонка

В G Suite оповещения о работе с файлами, документами, календарями приходят на почту. Сервисы интегрированы между собой, поэтому отвечать на приглашения и запускать видеовстречи можно в почте, а к мероприятиям прикрепляются файлы из облачного хранилища.

Доступ к файлам ограничен корпоративным доменом

Представим, что аккаунты сотрудников и корпоративные файлы положили в «контейнер», внутри которого происходит совместная работа. Сравним пути доступа к рабочим файлам в бесплатных аккаунтах и G Suite.

Доступ к документам настраивается для пользователей внутри корпоративного домена

Используемые источники:

• https://blog.selectel.ru/zachem-platit-za-g-suite-esli-est-besplatnyj-google-account/