Как составлять email-автоответы: Анализ 100 заявок в службы поддержки ИТ-компаний

Примеры текстов автоответчика в электронной почте

Если вы не можете отвечать на входящие письма по причине отпуска, но желаете, чтобы отправители знали об этом, приемлемы следующие варианты автоответа:

Пример:Здравствуйте! Благодарю за ваше обращение. Сообщаю, что в связи со сложившейся ситуацией по коронавирусу, я работаю в удалённом режиме из дома. В ближайшее время я отвечу на ваше письмо. По срочным вопросам вы можете звонить на мой личный номер +7 777 223 33 44Пример:ещё Пример:

Добрый день!

Сообщаю, что в период с 9 по 20 февраля я отдыхаю, у меня отпуск. Поэтому я не могу ответить на ваше письмо. Вы можете обратиться к моему коллеге Степанову Александру — он в курсе всех дел.

Телефон — +7 705 735 99 88

Проверьте работу автоотвечика

Желательно, конечно, проверить правильность настройки фильтров и отправить себе сообщение, прежде чем оно попадет в чужой почтовый ящик. Прочитайте и проверьте орфографические ошибки, даты. Сообщение для автоотвечика должно быть простым и легким для понимания. При составлении автоматического ответа для вашего начальства или клиентов, используйте формальный стиль письма и оставьте контакты людей, к которым можно было бы обратиться во время вашего отсутствия.

Сообщения для автоответчика могут звучать примерно так:

Автоответчик mail.ru

Теперь разберемся, как настроить автоответчик в почте майл ру. Смотрите внимательно на картинку ниже. В майле автоответчик устанавливается проще всего. Нажимаете на «еще», затем в открывшемся меню жмем на «настройки».

Скролим открывшееся окно вниз, видим там наш автоответчик майл. Нажимаем на него. Дальше на картинке стрелками я показал пример установки автоответчика на почте. Сначала включаем наш автоответчик майл кнопкой «вкл». После чего пишем текст письма автоответчика почты. И нажимаем на кнопку «сохранить». Все!

Виды голосовые приветствий

Основное приветствие

Здесь вы сообщаете клиенту, куда он дозвонился, рассказываете, чем занимается компания, и называете время ожидания на линии.

Пример:

Добрый день! Вас приветствует юридическая компания “Форсаж”. Наши специалисты ответят на все ваши вопросы и помогут решить проблемы! Для получения дополнительной информации дождитесь ответа оператора. Спасибо за звонок, пожалуйста оставайтесь на линии!

Навигация

В этом голосовом меню укажите цифры для соединения с тем или иным отделом.

Пример:

Добрый день! Вы позвонили в компанию “Твой компьютер”. Для соединения с отделом технической поддержки нажмите 1. Если вы хотите узнать о наших акциях и скидках, нажмите 2. Для связи со службой по работе с клиентами, нажмите 3.

Звонок в нерабочее время

В таком приветствии вы напоминаете клиентам о часах работы компании и сообщаете, когда вам можно перезвонить. Более подробно о таких текстах читайте в моем блоге.

Пример:

Здравствуйте! Вы дозвонились в компанию “Дельта Лайн”. С отделом по работе с клиентами вы можете связаться с понедельника по пятницу с 9 до 17 часов. Оформите заказ на нашем сайте либо оставьте ваше имя и номер телефона, и мы перезвоним вам!Безусловно все три сообщения вы можете объединить, но в этом случае людям придется дольше ждать. Не делайте этого, цените время клиентов.

Пример 3

Давайте представим, что ваши коллеги — это ваши друзья! Если вы оставите им веселое сообщение, они хотя бы улыбнутся пока вы в отъезде. Просто еще раз проверьте фильтры, чтобы быть уверенным, что это смешное сообщение не попадет в папку «Входящие письма» клиентов. Несколько примеров забавных сообщений на автоответчик, которые вы можете немного изменить и использовать для коллег:

“Спасибо за ваше сообщение, которое зарегистрировано и ждет своей очереди. Вы в настоящее время на триста пятьдесят втором месте, и можете рассчитывать на получение ответа примерно через 19 недель.»

«Спасибо за сообщение. С вашей кредитной карты были сняты 300 руб за первые десять слов и 100 руб за каждое дополнительное слово в вашем сообщении. «

«Меня нет в офисе, так как я прохожу собеседование при приеме на работу и я отвечу вам, если меня не возьмут. Будьте готовы к моему настроению». 🙂

Для чего нужен автоответчик

Во первых человек отправивший вам письмо получит ответ который отправит автоответчик электронной почты и поймет, что его письмо доставлено. А то отправишь и думаешь, то ли пришло письмо, то ли нет, то ли попало в спам.

Ведь есть очень много слов из-за которых почта может не доставить письмо или отправить его в спам. Такие слова как, например, заработать, прямо сейчас, бонус, деньги, подарок, секс и еще многие другие электронные почты не пропускают. Это спам слова из-за которых ваше письмо не придет получателю.

Во вторых настроя автоответчик электронной почты вы можете сразу отвечать всем людям одной фразой, в которой можете дать какую то информацию. Например, что-то прорекламировать, либо отправить на свой сайт или страницу в социальных сетях для знакомства. В конце статьи я расскажу как вы, настроив автоответчик на почте сможете заработать деньги на дому.

Автоответчик яндекс почта

На yandex почте очень много разных функций. В том числе есть у яндекс почты автоответчик. Это очень удобная функция. Если вы не знаете как настроить автоответчик, то сейчас все покажу подробно.

Заходите на почту, в правом верхнем углу нажимаете на шестеренку, как показано на картинке. Открывается меню, в котором нужно нажать на «правила обработки писем».

Дальше в открывшимся окне нажимаем на кнопку «создать правило». Как видите на картинке, у меня уже настроен автоответчик. Сейчас мы поменяем текст. Тут же вы можете, при необходимости, занести какую-нибудь почту в черный список, это делается в форме «черный список».

Теперь в открывшемся новом окне мы нажимаем на слово «продолжить», как показано на рисунке. Открывается табличка, в которой необходимо написать пароль вашей yandex почты. Эта проверка пароля делается непосредственно для записи текста для автоответчика на почте.

Сейчас мы пишем текст письма автоответчика почты, как показано на картинке ниже. Предварительно поставив галочку в чекбоксе «ответить следующим текстом». И после этого жмем на кнопку «создать правило». Если вы все сделали по моей инструкции, то я вас поздравляю! Теперь вы поставили автоответчик в яндекс почте.

Как видно на картинке, можно переключать тексты автоответчика. Я выключаю старый текст, и у меня остается новый. При желании можно сделать наоборот или настроить несколько текстов автоответчика, которые периодически переключать.

Нажав слева на «информация об отправке» вы можете поставить свой аватар и настроить подпись, которая будет выставляться автоматически под каждым вашим письмом. Посмотрите на картинке, как это делается. Теперь ваша яндекс почта настроена. Идем дальше.

Автоответчик гугл почты

И так мы установили автоответчик на яндекс почте, начинаем настраивать почту gmail. Тут автоответчик на почту устанавливается несколько иначе. Нажимаем на шестеренку, которая находится справа в верхнем углу. В появившемся меню нам нужно нажать на настройки. Открывается окно, которое вы видите на картинке ниже.

Тут внизу вы можете установить аватар на почту. Затем переставляете точку со слов «без подписи» на кружок ниже и пишите текст подписи письма, аналогично подписи в яндексе.

Далее прокрутив страницу ниже, вы увидите поле в которое пишите текст письма автоответчика почты. На картинке стрелками показано где пишем текст автоответчика и как можно на необходимые слова установить ссылку. После этого жмем на кнопку «сохранить изменения» и все готово.

Примеры автоответчиков

Как правило, спросом пользуется стандартный набор голосовых меню. Большинство компаний в автоответчик хотят включить основное приветствие, автоинформатор, вызов оператора и нерабочий день.

Если вас интересует стандартный текст для голосового приветствия, посмотрите следующий пример.

Здравствуйте! Спасибо за звонок в компанию “Твой ЭлектроМир”. Никто лучше нас не разбирается в осветительных приборах, кабелях и стабилизаторах напряжения. Будем рады сотрудничеству с вами.

Автоинформатор:

Хотите получить более подробную информацию о наших товарах и услугах? Нет ничего проще. Просто нажмите 1 и сразу свяжитесь с отделом продаж. Для соединения с технической поддержкой, нажмите 2. Чтобы оставить сообщение, нажмите 3.

Вызов сотрудника:

Если вам известен внутренний номер абонента, перейдите в тоновый режим и наберите этот номер.

Нерабочее время:

Добрый день! Вы дозвонились в компанию “Твой ЭлектроМир”. К сожалению, в настоящее время мы не можем ответить на ваш звонок, так как вы позвонили в нерабочее время. Если хотите, чтобы мы вам перезвонили, нажмите 1. Чтобы оставить голосовое сообщение, нажмите 2.

Используемые источники:

• https://shop.itsc.kz/blog/auto-email
• https://www.jobijoba.ru/topics/razvitie-karieri/avtootvetchik-na-vremja-otpuska
• http://dvryaboff.ru/zarabotat-dengi/
• https://spark.ru/user/91044/blog/38532/vse-ob-avtootvetchike-teksti-shabloni-primeri