Андрей Смирнов
Время чтения: ~7 мин.
Просмотров: 2

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

01.12.2013

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Чтобы проверить, какая дополнительная информация указана в документе, нажмите на ленте Файл. Откроется представление Backstage, в правой части которого будут указаны некоторые свойства. Чтобы открыть их полный перечень, нажмите Показать все свойства.

konfid-informaciya-300x156.jpg

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

inspektor-dokumentov-300x270.jpg

Перейдите на ленте: Файл – Поиск проблем – Инспектор документов. В открывшемся окне установите все галки и нажмите Проверить.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

rezultat_inspektora-300x270.jpg

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

  1. Установить размер листа
  2. Выбрать ориентацию листа
  3. Пронумеровать строки
  4. Расположить текст в колонках
  5. Настроить поля
  6. Вставить колонтитулы
  7. Оформить абзацы
  8. Организовать переносы слов
  9. Проверить отсутствие «висячих» строк
  10. Вставить разрывы строк и разделов

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

proverka-chitaemosti-300x170.jpg

Для проверки нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка читаемости. На экране появится меню с результатами анализа. Если будут выявлены ошибки или рекомендации, они отобразятся в меню. Кликайте мышью на объектах в этом списке, чтобы посмотреть рекомендации по устранению.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка совместимости существует как раз для выявления подобных казусов. Нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка совместимости. Появится меню, в котором будут детально описаны все проблемы с совместимостью. Какие-то из них можно исправить, а с каким-то придется смириться.

proverka-sovmestimosti-300x270.jpg

Пометить документ Word, как окончательный

Когда все работы над документом закончены, рассылается окончательная редакция, можно сообщить об этом своим читателям. Для этого нажмите Файл – Защита документа – Пометить как окончательный.

okonchatelniy-document-300x78.jpg

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

  1. Откройте файл, который вы хотите отправить.

  2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.

  3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Работайте откуда угодно и с любого устройства с помощью Microsoft 365

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать из любого места с использованием новейших возможностей и обновлений.

<sect>

Шаг 1

Подготовьте документ Word. Сохраните его на своем компьютере или на любом внешнем диске. Убедитесь, что размер файла находится в пределах предела вложенных файлов в почтовой службе, которую вы собираетесь использовать. Ограничения на количество файлов зависят от услуги. Если у вас есть служба электронной почты, которая имеет больший размер файла, скажем, 25 МБ, но у получателя есть служба с меньшим размером файла, скажем, 10 МБ, это повлияет на вашу возможность отправки файла большего размера. Определите размер файла, щелкнув правой кнопкой мыши имя файла в папке с документами и выбрав «Свойства».

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint и Word

  1. Щелкните файл > общий доступ, а затем выберите один из следующих вариантов:

    Примечание:  Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

    • Отправить в OneDrive    Загрузи файл в учетную запись OneDrive, в которую вы можете поделиться с помощью прямой ссылки или сообщения электронной почты.

    • Вложение вместо него копии    Выберите вложение файла в сообщение электронной почты или вложение в PDF-файл.

  2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

OneNote, Visio, Publisher и Project

  1. Щелкните файл > общий доступ, а затем выберите один из следующих вариантов:

    Примечание:  Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

    • Предоставление общего доступа людям (OneNote и Visio)    Вы можете ввести имя или адрес электронной почты для тех, кому вы хотите отправить, укажите, хотите ли вы изменить их, требовать вход в приложение перед редактированием и необязательное сообщение.

      Этот параметр требует, чтобы файл был загружен в OneDrive.

    • Отправка ссылки (Visio)    Позволяет всем пользователям работать с одной и той же копией файла, просматривать последние изменения и сохранять свой размер электронной почты небольшим.

      Для отправки ссылки файл должен быть сохранен на веб-сервере или в общей папке.

    • Отправить как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.

    • Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

    • Отправить как XPS.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

  2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Используемые источники:

  • https://windowstips.ru/kak-otpravit-dokument-po-elektronnoj-pochte-neposredstvenno-iz-microsoft-word
  • https://officelegko.com/2018/03/23/kak-otpravit-dokument-word-po-elektronnoy-pochte-nyuansyi-i-sovetyi/
  • https://support.microsoft.com/ru-ru/office/отправка-документа-из-microsoft-office-2754aa3a-929b-4dc6-b400-28fbf91c0d77
  • https://ru.computersm.com/99-how-to-send-word-documents-through-email-60056

</sect>

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации